Il programma Protocollo Facile permette in
modo semplice, veloce ed efficiente di gestire i documenti e
la corrispondenza della vostra azienda con la relativa riproduzione
(scansione) in formato digitale.
Con pochi click è possibile memorizzare i dati di ogni
documento e associare ad esso uno o più file. E’
addirittura possibile avviare la scansione direttamente
dall’interno del programma, che si occuperà
di memorizzare e gestire il file immagine.
Molto potente risulta essere il motore di ricerca
interno che permette di ricercare un certo documento
tramite tutti i parametri con cui esso è definito (Mittente/destinatario,
oggetto, data di protocollo, data documento, tipologia di
corrispondenza, tipo di documento, entrata/uscita e naturalmente
per numero di protocollo).
Dotato di una semplice ed intuitiva interfaccia utente
consente di svolgere le seguenti attività:
1) Accesso al programma multiutente e protetto
da password: è possibile utilizzare il programma in condivisione
anche da più postazioni diverse all'interno della stessa rete LAN,
inoltre per ogni singolo utente è possibile impostare una serie
di permessi su ciò che può e non può fare.
Ad esempio è possibile avere utenti che accedono al programma in
sola consultazione.
2) Gestione protocollo corrispondenza e documenti. Per
ogni documento viene automaticamente generato un numero di protocollo
progressivo ed è possibile memorizzare le seguenti informazioni:
- Data protocollo
- Tipo di corrispondenza (Fax, E-mail, Posta semplice, Raccomandata A/R,
ecc...)
- Tipo di documento (la lista dei tipi è personalizzabile!)
- Entrata/uscita per poter protocollare sia la corrispondenza in entrata
che la corrispondenza in uscita
- Oggetto
- Mittente/Destinatario (un mittente o destinatario, una volta inserito
nell'anagrafica, potrà essere richiamato facilmente iniziando a
digitarne il cognome o la ragione sociale, rendendo così velocissima
la compilazione della scheda). E' possibile anche per i documenti in uscita
specificare destinatari multipli.
- Eventuali note
- File associati: è possibile per ogni documento
associare un numero illimitato di file (utile nel caso di e-mail o documenti
in formato digitale). E' altresì possibile associare la scansione
di un documento cartaceo per poterlo poi facilmente ritrovare, visualizzare,
ristampare o inviare via e-mail.
All'interno del programma è presente uno strumento che consente
di creare un unico documento pdf anche dalla scansione di un documento
multipagina.
Inoltre il file associato può anche essere creato direttamente
dal programma in formato Word, partendo da un modello preimpostato che
Protocollo Facile provvederà a compilare automaticamente con i
dati del destinatario, numero progressivo e di protocollo. Grazie a questa
funzionalità Protocollo Facile può diventare anche un efficiente
software per generare preventivi, fatture e altri tipi di documenti.
3) Anagrafica mittenti/destinatari: oltre ai dati anagrafici
è possibile inserire anche informazioni aggiuntive come telefoni,
fax, e-mail e note. Grazie a questa funzionalità il programma diventa
anche una semplice, ma efficace gestione delle anagrafiche dei vostri
contatti.
4) Gestione Aziende/Settori: possibilità di suddividere
i protocolli per diverse aziende o per settori diversi della stessa azienda
utilizzando anche numerazioni di protocollo indipendenti.
5) Gestione Pratiche: per ogni pratica è possibile
associare uno o più documenti protocollati, altri file allegati,
non necessariamente protocollati e tenere traccia di una serie di informazioni
testuali con data, ora e utente che le ha inserite.
E’ possibile richiedere personalizzazioni del software
studiate e realizzate ad hoc per le Vostre esigenze!
E' possibile acquistare "Protocollo Facile"a partire da
150,00 euro i.e. |
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