Grazie ad un'interfaccia intuitiva e ad una struttura estremamente flessibile, consente di archiviare, classificare, organizzare e ricercare rapidamente qualsiasi documento, sia in formato cartaceo che digitale.

Con Protocollo Facile è possibile registrare documenti in entrata e in uscita, associare file e scansioni, gestire pratiche, notifiche, attività, contatti e scadenze, mantenendo sempre sotto controllo l'intero patrimonio documentale dell'organizzazione.

Il programma è progettato per adattarsi alle esigenze di realtà molto diverse tra loro, come:

Aziende private;
Studi professionali;
Associazioni;
Cooperative;
Enti pubblici;
Scuole;
Organizzazioni del terzo settore.

L'architettura multiutente consente a più operatori di lavorare contemporaneamente sullo stesso archivio condiviso, garantendo la tracciabilità delle operazioni effettuate e il controllo degli accessi alle informazioni.

Tra le principali funzionalità del programma:

Protocollo documenti in entrata e in uscita;
Archiviazione documentale elettronica;
Gestione pratiche e fascicoli digitali;
Gestione contatti e anagrafiche;
Notifiche e promemoria;
Planning attività;
Gestione Check-list e flussi di lavoro;
Ricerca avanzata dei documenti;
Gestione multiutente con permessi personalizzabili;
Integrazione con scanner, email, PEC e fatture elettroniche.

Protocollo Facile è sviluppato da Pianeta Software e viene costantemente aggiornato per offrire strumenti sempre più efficienti per la gestione documentale e organizzativa.

1.2 Versioni disponibili

Protocollo Facile è disponibile in tre diverse versioni, pensate per soddisfare esigenze organizzative differenti.

Versione Light

La versione Light rappresenta la soluzione ideale per chi necessita delle funzionalità essenziali di protocollazione e archiviazione documentale.

Consente di gestire il protocollo informatico, l'anagrafica dei contatti e l'associazione di file ai documenti protocollati in modo semplice ed immediato.

Versione Full

La versione Full amplia significativamente le funzionalità disponibili introducendo strumenti avanzati per la gestione delle pratiche, delle notifiche e del lavoro collaborativo.

È particolarmente indicata per organizzazioni che desiderano gestire non solo il protocollo, ma anche le attività operative e i processi aziendali collegati ai documenti.

Versione Plus

La versione Plus rappresenta la soluzione più completa e comprende tutte le funzionalità della versione Full, oltre a numerosi strumenti avanzati per la classificazione documentale, la gestione dei processi e il controllo delle attività.

Tra le funzionalità aggiuntive sono presenti, ad esempio:

Titolario di classificazione;
Approvazione documenti;
Log delle operazioni;
Annullamento protocolli;
Gestione avanzata delle pratiche;
Stati delle pratiche;
Check-list e attività;
Pratiche multiple padre-figlie;
Funzionalità avanzate per privacy e sicurezza.

Per un confronto dettagliato delle funzionalità disponibili nelle diverse versioni si consiglia di consultare il sito ufficiale di Protocollo Facile.

Modulo aggiuntivo Enterprise

Per tutte le versioni del programma è disponibile il modulo aggiuntivo Enterprise.

Questo modulo consente di utilizzare database professionali ad alte prestazioni, alternativi al database standard integrato, scegliendo tra:

MySQL;
Microsoft SQL Server.

Il modulo Enterprise è particolarmente indicato per installazioni multiutente con grandi quantità di dati o per organizzazioni che desiderano integrare Protocollo Facile all'interno della propria infrastruttura informatica aziendale.

1.3 Requisiti di sistema

Per garantire prestazioni ottimali si consiglia di utilizzare Protocollo Facile su sistemi conformi ai seguenti requisiti.

Requisiti software

Microsoft Windows 10 o versioni successive;
Microsoft Windows Server per installazioni server;
Connessione Internet per attivazione licenze, aggiornamenti e servizi online;
Microsoft Office (opzionale, per la gestione dei modelli di documento Word);

Requisiti hardware consigliati

Processore multicore;
Almeno 8 GB di memoria RAM;
Disco SSD;
Risoluzione video minima 1366 × 768;

Per installazioni multiutente si consiglia l'utilizzo di una rete locale stabile e di un NAS oppure di un computer server dedicato all'archiviazione dei dati e dei documenti.

In presenza del modulo Enterprise, i requisiti hardware del server dovranno essere dimensionati in funzione del numero di utenti contemporanei e della quantità di documenti gestiti.

1.4 Novità della versione 7.2.0

La versione 7.2.0 introduce importanti miglioramenti funzionali e prestazionali che rendono Protocollo Facile ancora più efficiente nella gestione delle pratiche e dei documenti.

Gestione pratiche bloccate

È ora possibile bloccare una pratica per impedirne la modifica agli utenti non autorizzati.

Le pratiche bloccate vengono evidenziate tramite un'apposita icona con lucchetto e possono essere modificate esclusivamente dagli utenti dotati del nuovo permesso "Gestione pratiche bloccate".

Il blocco si estende anche ai protocolli e alle attività associate alla pratica.

Numero pratica modificabile

È stata introdotta una nuova impostazione che consente di modificare manualmente il numero assegnato alle pratiche.

Questa funzionalità risulta particolarmente utile per chi desidera adottare codifiche personalizzate o importare pratiche provenienti da altri sistemi.

Notifiche ad utenti di un settore

Nella versione Plus è ora possibile inviare una notifica contemporaneamente a tutti gli utenti abilitati ad uno specifico settore, senza doverli selezionare singolarmente.

Eliminazione notifiche pratiche

Gli utenti dotati del permesso "Controllo completo notifiche" possono eliminare direttamente le notifiche dalla relativa schermata di gestione.

Miglioramento gestione Email e PEC

È stata ottimizzata l'estrazione automatica degli allegati dalle email trascinate all'interno del programma.

Oltre ai tradizionali file .EML, è ora supportato anche il formato .MSG di Microsoft Outlook.

Suggerimenti automatici per le note delle pratiche

Durante la compilazione delle note delle pratiche vengono ora proposti automaticamente suggerimenti basati sulle note preimpostate, velocizzando notevolmente l'inserimento delle informazioni.

Modifiche massive sui protocolli

È possibile selezionare più protocolli contemporaneamente ed effettuare operazioni di aggiornamento massivo, tra cui:

Modifica del tipo di corrispondenza;
Modifica del tipo di documento;
Associazione ad una pratica.

Ottimizzazioni generali

La versione 7.2.0 introduce inoltre numerosi miglioramenti grafici, nuovi font dell'interfaccia e ottimizzazioni che rendono più veloce l'apertura delle schermate e l'utilizzo quotidiano del programma.

2. Installazione e configurazione

2.1 Installazione del programma

Per installare Protocollo Facile eseguire il file di installazione fornito da Pianeta Software.

Al lancio del setup verrà visualizzata la procedura guidata di installazione.

Fare clic sul pulsante Avanti per proseguire.

Successivamente verrà visualizzata la licenza d'uso del software.

Leggere attentamente i termini della licenza, selezionare la voce “Accetto i termini del contratto di licenza” e fare clic su Avanti per continuare l'installazione.

Nella schermata successiva è possibile scegliere la cartella in cui installare il programma.

Salvo esigenze particolari si consiglia di lasciare il percorso proposto dal programma.

Nella schermata seguente è possibile decidere se creare le icone di avvio rapido.

È possibile creare:

Un'icona sul Desktop;

Dopo aver completato le impostazioni fare clic su Installa.

Al termine dell'installazione fare clic su Fine per avviare Protocollo Facile.

2.2 Prima esecuzione

Al primo avvio del programma è necessario configurare il database e il percorso utilizzato per l'archiviazione dei documenti associati ai protocolli e alle pratiche.

Questa configurazione viene richiesta solamente alla prima esecuzione del programma o quando si modifica l'infrastruttura di archiviazione.

Le impostazioni richieste sono:

Percorso del database;
Percorso dei documenti associati;
Eventuale configurazione FTP;
Eventuale configurazione MySQL o SQL Server tramite modulo Enterprise.

2.3 Configurazione database standard

Nelle installazioni standard Protocollo Facile utilizza il database Microsoft Access integrato.

È sufficiente indicare il percorso in cui memorizzare il database del programma.

Se il programma viene utilizzato da una sola postazione è possibile utilizzare una cartella locale del computer.

Se invece il programma viene utilizzato da più postazioni contemporaneamente, il database deve essere collocato in una cartella condivisa accessibile in lettura e scrittura da tutti gli utenti.

Importante:

Tutte le postazioni devono utilizzare lo stesso database condiviso per poter accedere agli stessi dati.

2.4 Configurazione MySQL

Gli utenti che hanno acquistato il modulo aggiuntivo Enterprise possono utilizzare un database MySQL.

Per attivare questa modalità fare clic sul pulsante MySQL presente nella schermata di configurazione iniziale.

Inserire i parametri di connessione forniti dall'amministratore di sistema:

Server;
Porta;
Nome database;
Utente;
Password.

Prima di utilizzare MySQL è necessario installare il relativo driver sul computer.

L'ultima versione del driver è disponibile nell'area download del sito Protocollo Facile.

Dopo aver inserito i parametri, utilizzare il pulsante di verifica connessione per accertarsi che il collegamento al database sia corretto.

2.5 Configurazione Microsoft SQL Server

In alternativa a MySQL, il modulo Enterprise consente di utilizzare Microsoft SQL Server.

Per attivare questa modalità selezionare SQL Server nella schermata di configurazione.

Inserire i parametri di connessione:

Server SQL;
Istanza (se prevista);
Nome database;
Utente;
Password.

Dopo aver completato la configurazione effettuare un test di connessione per verificare la corretta comunicazione con il server.

2.6 Configurazione FTP

Per i documenti associati ai protocolli e alle pratiche è possibile utilizzare una cartella locale oppure un server FTP.

L'utilizzo dell'FTP è particolarmente utile quando i documenti devono essere archiviati su un server remoto.

Inserire i parametri forniti dall'amministratore del server:

Host FTP;
Porta;
Utente;
Password;
Cartella remota.

Una volta completata la configurazione utilizzare il pulsante di verifica per controllare il corretto accesso al server.

2.7 Installazione multiutente

Protocollo Facile può essere utilizzato contemporaneamente da più utenti.

In una configurazione multi utente è necessario che tutte le postazioni utilizzino:

Lo stesso database;
Lo stesso archivio documentale.

Tali risorse possono essere collocate:

Su un server Windows;
Su una cartella condivisa di rete;
Su un database MySQL o SQL Server con modulo Enterprise.

Dopo aver installato il programma sulla prima postazione, le eventuali postazioni aggiuntive devono essere configurate collegandosi alle stesse risorse condivise.

In questo modo tutti gli utenti lavoreranno sugli stessi protocolli, sulle stesse pratiche e sugli stessi documenti.

2.8 Assistenza per la configurazione iniziale

In caso di necessità è possibile richiedere il supporto del Servizio Clienti Pianeta Software per la configurazione iniziale del programma.

Per informazioni, assistenza o per prenotare una sessione di supporto:

Pianeta Software

Telefono: (+39) 0832 354162

Email: info@pianetasoftware.it

Sito web: www.protocollofacile.com

3. Accesso al programma

3.1 Avvio del programma

Dopo aver completato l'installazione, Protocollo Facile può essere avviato utilizzando l'icona presente sul Desktop di Windows oppure dal menu Start.

Al primo avvio il programma verifica la disponibilità del database e delle cartelle di archiviazione configurate.

Se la connessione ai dati risulta corretta viene visualizzata la schermata di accesso.

Per accedere è necessario inserire:

Nome utente;
Password.

Dopo aver inserito le credenziali fare clic sul pulsante Accedi.

Se le credenziali sono corrette verrà aperta la schermata principale del programma.

3.2 Utente Administrator

Al momento della prima installazione viene creato automaticamente l'utente:

Administrator

Con password preimpostata su admin (da modificare al primo accesso e non dimenticare!)

Questo utente dispone di tutti i permessi disponibili e può effettuare qualsiasi operazione all'interno del programma.

Si consiglia di utilizzare l'utente Administrator esclusivamente per le attività di configurazione iniziale e di creare successivamente uno o più utenti dedicati per il normale utilizzo del programma.

In questo modo sarà possibile tracciare correttamente le operazioni effettuate da ciascun operatore e utilizzare al meglio tutte le funzionalità del programma.

3.3 Schermata principale

Dopo l'accesso viene visualizzata la schermata principale di Protocollo Facile.

La schermata è composta da diverse aree operative:

Barra degli strumenti

Nella parte superiore della finestra sono presenti i pulsanti che consentono di accedere rapidamente alle principali funzioni del programma.

Tra queste:

Protocollo;
Pratiche;
Anagrafica;
Notifiche;
Chat;
Planning;
Opzioni e Utility.

Area di lavoro

L'area centrale visualizza le informazioni relative alla funzione selezionata.

In questa sezione vengono mostrati elenchi, schede di dettaglio, documenti e risultati delle ricerche.

3.4 Cambio password

Gli utenti che non dispongono del permesso di gestione utenti possono modificare esclusivamente la propria password.

Per effettuare la modifica selezionare:

Archivi di base → Utenti

Nella schermata di modifica occorre inserire:

Nuova password;
Conferma della nuova password.

Dopo aver confermato l'operazione la nuova password sarà immediatamente attiva.

Suggerimenti per una password sicura

Per aumentare la sicurezza dell'archivio si consiglia di utilizzare password:

Lunghe almeno 8 caratteri;
Composte da lettere maiuscole e minuscole;
Contenenti numeri;
Contenenti caratteri speciali.

È opportuno evitare l'utilizzo di parole facilmente intuibili come nomi propri, date di nascita o riferimenti aziendali.

3.5 Gestione utenti

Gli utenti autorizzati alla gestione degli utenti possono accedere alla relativa funzione dal menu:

Archivi di base → Utenti

La schermata visualizza l'elenco completo degli utenti presenti nell'archivio.

Da questa finestra è possibile:

Creare nuovi utenti;
Modificare gli utenti esistenti;
Disabilitare l’accesso agli utenti non più utilizzati;
Assegnare permessi operativi;
Reimpostare le password degli utenti.

Gli utenti dotati di questo permesso possono gestire tutti gli utenti presenti nel programma, compreso il proprio account.

Per creare un nuovo utente fare clic sul pulsante Nuovo e compilare la relativa scheda anagrafica.

La configurazione dettagliata degli utenti e dei relativi permessi verrà descritta nel capitolo dedicato alla Gestione Utenti.

3.6 Permessi e autorizzazioni

Protocollo Facile utilizza un sistema di autorizzazioni che consente di stabilire con precisione quali operazioni possono essere effettuate da ciascun utente.

Ad esempio è possibile consentire o limitare:

Inserimento protocolli;
Modifica protocolli;
Eliminazione protocolli;
Gestione pratiche;
Gestione notifiche;
Accesso agli archivi di configurazione;
Funzioni amministrative.

Grazie a questo sistema ogni operatore può accedere esclusivamente alle funzionalità necessarie per il proprio ruolo all'interno dell'organizzazione.

La configurazione completa dei permessi sarà approfondita nel capitolo dedicato alla Gestione Utenti.

4. Protocollo

Il modulo Protocollo rappresenta il cuore operativo di Protocollo Facile.

Attraverso questa funzione è possibile registrare tutti i documenti in entrata e in uscita, associarli a pratiche, contatti e documenti digitali, oltre a gestire l'intero archivio documentale dell'organizzazione.

Per accedere alla gestione dei protocolli utilizzare il pulsante Protocollo presente nella schermata principale.

4.1 Panoramica della schermata

La schermata principale dei protocolli consente di consultare rapidamente tutti i documenti registrati nel sistema.

Ogni riga della griglia rappresenta un protocollo e visualizza le principali informazioni associate, tra cui:

Numero di protocollo;
Data di registrazione;
Tipo di corrispondenza;
Mittente o destinatario;
Oggetto;
Pratica associata;
Utente che ha effettuato la registrazione.

Barra degli strumenti

Nella parte superiore della schermata sono presenti i principali pulsanti operativi.

Tra le operazioni più utilizzate troviamo:

Inserimento di un nuovo protocollo;
Modifica del protocollo selezionato;
Eliminazione del protocollo;
Stampe ed esportazioni dei dati;

Le funzioni disponibili possono variare in base ai permessi assegnati all'utente.

Consultazione dei protocolli

Per visualizzare i dettagli di un protocollo è sufficiente selezionarlo dall'elenco.

Le informazioni registrate possono essere consultate in qualsiasi momento e comprendono tutti i dati associati al documento.

Tra i dati consultabili:

Informazioni generali;
Mittente o destinatario;
Documenti allegati;
Pratica associata;

Ordinamento e ricerca rapida

Le colonne della griglia possono essere ordinate semplicemente facendo clic sull'intestazione desiderata.

Questa funzione consente di individuare rapidamente protocolli registrati in uno specifico periodo o riferiti ad un determinato soggetto.

Per ricerche più avanzate è disponibile la funzione di ricerca descritta nei capitoli successivi.

Menu contestuale

Facendo clic con il tasto destro del mouse su uno o più protocolli selezionati sulla lista, viene visualizzato un menu contenente le principali operazioni disponibili.

Dal menu contestuale è possibile eseguire rapidamente numerose operazioni senza aprire la scheda del protocollo.

Le voci visualizzate dipendono dalle funzionalità installate e dai permessi assegnati all'utente.

4.2 Inserimento di un nuovo protocollo

Per registrare un nuovo documento fare clic sul pulsante Nuovo presente nella barra degli strumenti.

Quando il programma entra in modalità inserimento, la lista dei protocolli viene temporaneamente nascosta e l'area di dettaglio viene predisposta per la compilazione del nuovo protocollo.

Tutti i dati necessari alla registrazione del documento possono essere inseriti direttamente nei campi visualizzati.

Numero e data del protocollo

Nella parte superiore della scheda sono presenti i campi relativi alla numerazione e alla data del protocollo.

La data del protocollo viene proposta automaticamente dal programma utilizzando la data corrente.

Il numero di protocollo non viene invece assegnato immediatamente, ma viene generato automaticamente al momento del salvataggio.

Questa modalità garantisce la corretta assegnazione della numerazione anche quando più utenti stanno registrando contemporaneamente nuovi protocolli da postazioni diverse.

La numerazione utilizzata dipende dalle impostazioni configurate nel programma.

Protocollo in entrata o in uscita

Ogni protocollo deve essere classificato come:

Entrata;
Uscita.

I protocolli in entrata rappresentano documenti ricevuti dall'organizzazione.

I protocolli in uscita rappresentano documenti inviati dall'organizzazione.

Nella lista dei protocolli questa distinzione viene evidenziata tramite apposite icone:

Freccia verde per i protocolli in entrata;
Freccia rossa per i protocolli in uscita.

Questa rappresentazione grafica consente di individuare immediatamente la tipologia del documento.

Oggetto

Il campo Oggetto contiene una breve descrizione del documento protocollato.

L'oggetto rappresenta una delle informazioni più importanti del protocollo poiché viene utilizzato frequentemente nelle ricerche.

Si consiglia pertanto di utilizzare descrizioni chiare e facilmente identificabili.

Ad esempio:

Richiesta preventivo;
Contratto di fornitura;
Comunicazione lavori;
Invio documentazione tecnica.

Tipo di corrispondenza

Il campo Tipo di corrispondenza identifica il mezzo attraverso il quale il documento è stato ricevuto o inviato.

Alcuni esempi di tipi di corrispondenza sono:

E-mail;
PEC;
Posta ordinaria;
Raccomandata;
Corriere;
Consegna a mano.

L'elenco disponibile può essere personalizzato in base alle esigenze dell'organizzazione.

Tipo documento

Il campo Tipo documento consente di classificare il contenuto del protocollo.

Alcuni esempi di tipi documento sono:

Fattura;
Contratto;
Preventivo;
Lettera;
Verbale;
Relazione.

L'elenco disponibile può essere personalizzato in base alle esigenze dell'organizzazione.
La corretta classificazione dei documenti facilita le ricerche e l'organizzazione dell'archivio.

Data del documento

Nel campo Data documento può essere indicata la data riportata sul documento originale.

Questa informazione è indipendente dalla data di protocollo e consente di conservare il riferimento temporale effettivo del documento ricevuto o inviato.

Mittente e destinatario

Ogni protocollo può essere associato ad uno o più contatti presenti nell'anagrafica del programma.

Nel caso di un protocollo in entrata verrà normalmente indicato il mittente del documento.

Nel caso di un protocollo in uscita verrà normalmente indicato il destinatario.

Dopo aver selezionato il contatto, il programma visualizza automaticamente le principali informazioni anagrafiche disponibili:

Indirizzo;
Comune;
Provincia;
CAP;
Nazione;
E-mail.

In questo modo non è necessario reinserire ogni volta gli stessi dati.

Note

Il campo Note consente di memorizzare informazioni aggiuntive relative al protocollo.

Le note possono essere utilizzate per annotazioni operative, riferimenti interni o qualsiasi altra informazione utile alla gestione del documento.

Associazione ad una pratica

Se il documento appartiene ad una pratica già esistente è possibile associarlo direttamente durante la registrazione.

L'associazione permette di raccogliere nella stessa pratica tutti i protocolli e i documenti relativi ad uno specifico procedimento.

Il campo è facoltativo e può essere compilato immediatamente oppure in un secondo momento.

Salvataggio del protocollo

Dopo aver completato l'inserimento dei dati fare clic sul pulsante Salva.

Al momento del salvataggio il programma:

Assegna il numero di protocollo;
Registra il documento nell'archivio;
Rende il protocollo immediatamente disponibile per le ricerche;
Consente l'eventuale associazione di documenti, notifiche e attività.

Una volta salvato, il protocollo potrà essere modificato dagli utenti autorizzati in base ai permessi assegnati.

4.3 Associazione file

Ogni protocollo può avere uno o più documenti associati.

I file associati vengono visualizzati nel riquadro File presente nella parte destra della schermata del protocollo.

I documenti associati diventano parte integrante del protocollo e possono essere consultati in qualsiasi momento dagli utenti autorizzati.

Protocollo Facile consente di associare qualsiasi tipologia di file, tra cui:

PDF;
Documenti Microsoft Word;
Fogli Microsoft Excel;
Immagini;
Email;
PEC;
Fatture elettroniche XML;
File firmati digitalmente;
Qualsiasi altro formato supportato dal sistema operativo.

Aggiunta di un file da disco

Per associare un documento già presente sul computer fare clic sul pulsante con l'icona della cartella gialla.

Selezionare il file desiderato e confermare l'operazione.

Il documento verrà immediatamente associato al protocollo e visualizzato nell'elenco dei file collegati.

Associazione tramite trascinamento (Drag & Drop)

Protocollo Facile supporta il trascinamento diretto dei file all'interno del riquadro File.

È sufficiente trascinare uno o più documenti da Esplora Risorse di Windows e rilasciarli all'interno del riquadro File.

I documenti verranno automaticamente associati al protocollo.

Questa modalità rappresenta il metodo più rapido per archiviare documenti già presenti sul computer.

Trascinamento di Email e PEC

Una delle funzionalità più avanzate di Protocollo Facile consiste nella possibilità di trascinare direttamente email e PEC all'interno del protocollo dal programma di gestione email come Thunderbird, Outlook ed altri.

Quando viene trascinata una email o una PEC, il programma analizza automaticamente il contenuto del messaggio e compila diversi campi del protocollo.

In particolare:

Imposta automaticamente il tipo di corrispondenza;
Compila il campo Oggetto utilizzando l'oggetto dell'email;
Cerca nell'anagrafica eventuali contatti con lo stesso indirizzo email o PEC;
Se trova una corrispondenza, associa automaticamente il contatto come mittente o destinatario;
Analizza l'oggetto del messaggio per individuare eventuali tipi documento già presenti negli archivi.

Ad esempio, se nell'oggetto dell'email è presente la frase:

In allegato il preventivo per la fornitura

e tra i tipi documento esiste la voce Preventivo, il programma la selezionerà automaticamente.

Questa funzione riduce notevolmente i tempi necessari per la registrazione dei documenti ricevuti tramite posta elettronica.

Estrazione automatica degli allegati

Nelle impostazioni del programma è disponibile l'opzione:

Estrai allegati da email dopo trascinamento

Quando questa opzione è attiva, Protocollo Facile estrae automaticamente gli allegati contenuti nell'email o nella PEC trascinata.

Al termine dell'operazione saranno associati al protocollo:

Il messaggio email completo;
Tutti gli allegati contenuti nel messaggio.

A partire dalla versione 7.2.0 questa funzionalità è disponibile sia per i file email in formato .EML sia per i messaggi di Microsoft Outlook (.MSG).

Gestione delle fatture elettroniche XML

Protocollo Facile è in grado di riconoscere automaticamente le fatture elettroniche in formato XML.

Quando viene associata una fattura elettronica il programma:

Imposta automaticamente il tipo documento "Fattura";
Compila l'oggetto con il numero della fattura;
Cerca il soggetto nell'anagrafica;
Associa automaticamente il contatto se presente.

Se il soggetto non è ancora presente nell'anagrafica, durante il suo inserimento il programma può recuperare automaticamente i dati presenti nella fattura elettronica, evitando la digitazione manuale e permette di inserirlo una volta per tutte come nuovo contatto in anagrafica.

Apertura dei documenti associati

Per aprire un documento associato è sufficiente fare doppio clic sul relativo nome all'interno del riquadro File.

Il file verrà aperto utilizzando il programma predefinito configurato in Windows per quel tipo di documento.

Visualizzazione delle fatture elettroniche

Le fatture elettroniche XML possono essere aperte direttamente da Protocollo Facile.

In questo caso il programma utilizza un visualizzatore interno che trasforma il contenuto XML in una rappresentazione facilmente leggibile.

L'utente può quindi consultare la fattura in formato grafico senza dover aprire manualmente il file XML.

Eliminazione di un file associato

Per rimuovere un documento associato selezionarlo nell'elenco dei file e fare clic sul pulsante con la X rossa.

Collegamento a file esterni

Protocollo Facile consente anche di associare un collegamento ad un file esterno senza copiarlo all'interno dell'archivio documentale.

Questa funzione è normalmente disabilitata e può essere attivata dalle impostazioni del programma.

L'utilizzo dei collegamenti può risultare utile quando si desidera mantenere i documenti nella loro posizione originale pur rendendoli accessibili dal protocollo.

4.4 Destinatari multipli

Protocollo Facile consente di associare più contatti allo stesso protocollo.

Questa funzionalità risulta particolarmente utile quando un documento in uscita è destinato a più soggetti oppure quando una comunicazione viene ricevuta da più mittenti.

L'utilizzo dei destinatari multipli evita la necessità di creare protocolli duplicati per lo stesso documento e consente di mantenere un unico archivio ordinato e facilmente consultabile.

Quando utilizzare i destinatari multipli

Alcuni esempi tipici di utilizzo sono:

Invio della stessa comunicazione a più aziende;
Invio di una circolare a più destinatari;
Comunicazioni indirizzate contemporaneamente a più uffici;
Documenti ricevuti da più soggetti;
Contratti sottoscritti da più controparti.

In tutti questi casi è possibile registrare un unico protocollo e collegare tutti i soggetti interessati.

Aggiunta di un destinatario

Dopo aver selezionato il primo contatto principale, fare clic sul pulsante verticale dedicato ai destinatari multipli.

Verrà visualizzata la finestra contenente l'elenco dei soggetti associati al protocollo.

Da questa schermata è possibile:

Aggiungere nuovi destinatari;
Rimuovere destinatari esistenti;
Consultare l'elenco completo dei soggetti associati.

Selezione dei contatti

Per aggiungere un nuovo destinatario fare clic sul pulsante Nuovo e selezionare il contatto desiderato dall'anagrafica.

È possibile ripetere l'operazione tutte le volte necessarie per associare più contatti allo stesso protocollo.

In alternativa, se i contatti sono stati organizzati in liste all'interno dell'anagrafica, è possibile aggiungere contemporaneamente tutti i contatti appartenenti ad una determinata lista.

Per farlo è sufficiente:

Selezionare la lista desiderata dal menu a tendina;
Fare clic sul pulsante Aggiungi lista.

Tutti i contatti associati alla lista selezionata verranno automaticamente aggiunti ai destinatari multipli del protocollo.

Questa funzione risulta particolarmente utile per l'invio di comunicazioni rivolte a gruppi di soggetti, ad esempio:

Clienti;
Fornitori;
Collaboratori;
Enti pubblici;
Associazioni;
Uffici interni.

L'utilizzo delle liste consente di velocizzare notevolmente l'inserimento dei destinatari ed evita la selezione manuale dei singoli contatti.

Consultazione dei destinatari associati

Una volta salvato il protocollo, tutti i destinatari associati rimangono collegati al documento.

Durante la consultazione del protocollo è sempre possibile visualizzare l'elenco completo dei soggetti coinvolti.

Questo consente di ricostruire facilmente tutti i destinatari di una comunicazione senza dover effettuare ulteriori ricerche.

Ricerca dei protocolli tramite destinatario

I destinatari multipli vengono considerati anche nelle funzioni di ricerca del programma.

Ciò significa che un protocollo può essere individuato cercando uno qualsiasi dei soggetti associati, indipendentemente dal fatto che sia stato registrato come destinatario principale o come destinatario aggiuntivo.

Questa caratteristica garantisce una consultazione più rapida e completa dell'archivio documentale.

Suggerimenti operativi

L'utilizzo dei destinatari multipli è consigliato ogni volta che lo stesso documento viene inviato o ricevuto da più soggetti.

In questo modo:

Si evita la duplicazione dei protocolli;
Si mantiene un archivio più ordinato;
Si semplificano le ricerche;
Si conserva la cronologia completa delle comunicazioni.

La corretta gestione dei destinatari multipli contribuisce a mantenere un archivio documentale più preciso e facilmente consultabile nel tempo.

4.5 Acquisizione da scanner

Protocollo Facile consente di acquisire direttamente documenti cartacei tramite scanner e associarli al protocollo senza utilizzare applicazioni esterne.

La scansione viene effettuata attraverso una finestra integrata nel programma e il documento acquisito viene automaticamente associato al protocollo corrente.

Per avviare una nuova acquisizione fare clic sul pulsante Scanner presente nel riquadro File.

Finestra di acquisizione immagini

Dopo aver fatto clic sul pulsante Scanner viene aperta la finestra Acquisisci immagine.

Da questa finestra è possibile:

Acquisire una singola pagina;
Acquisire documenti multipagina;
Utilizzare l'alimentatore automatico (ADF) se supportato;
Ruotare le pagine acquisite;
Eliminare pagine indesiderate;
Salvare il documento come PDF;
Salvare il documento come immagine.

Le pagine acquisite vengono visualizzate in anteprima e possono essere controllate prima del salvataggio.

Modalità TWAIN e WIA

Protocollo Facile supporta sia i driver TWAIN che i driver WIA.

La modalità da utilizzare dipende dai driver installati per il proprio scanner.

Modalità WIA

Se si utilizza la modalità WIA è possibile selezionare direttamente lo scanner dall'elenco disponibile nella parte superiore della finestra.

Modalità TWAIN

Se si utilizza la modalità TWAIN è necessario selezionare lo scanner tramite il pulsante dedicato alla scelta della sorgente TWAIN.

La disponibilità delle due modalità dipende dal modello di scanner utilizzato e dai relativi driver installati sul computer.

Acquisizione di una singola pagina

Per acquisire una singola pagina fare clic sul pulsante:

Scansione 1 pagina

La pagina acquisita verrà immediatamente visualizzata nell'anteprima della finestra.

È possibile ripetere l'operazione più volte per acquisire ulteriori pagine.

Acquisizione multipagina

Protocollo Facile consente di creare documenti composti da più pagine.

Le pagine possono essere acquisite progressivamente e successivamente unite in un unico documento PDF.

Questa funzione risulta particolarmente utile per:

Contratti;
Fascicoli;
Pratiche;
Documentazione tecnica;
Documenti ricevuti in formato cartaceo composti da più fogli.

Utilizzo dell'alimentatore automatico (ADF)

Se lo scanner supporta l'alimentatore automatico dei documenti (ADF) e sono installati i driver WIA, è possibile acquisire automaticamente documenti multipagina con un'unica operazione.

Per avviare l'acquisizione utilizzare il pulsante:

Scansione ADF

L'intero documento verrà acquisito automaticamente e composto nelle relative pagine.

Con i driver TWAIN la scansione ADF non è disponibile direttamente dal programma; in questo caso è comunque possibile acquisire le pagine una alla volta e successivamente unirle in un unico documento PDF.

Aggiunta di immagini già esistenti

Oltre all'acquisizione diretta da scanner è possibile aggiungere immagini già presenti sul computer.

Per farlo utilizzare il pulsante:

Aggiungi da file

Questa funzione consente di integrare nel documento immagini precedentemente acquisite o ricevute da altre fonti.

Salvataggio del documento acquisito

Al termine dell'acquisizione il documento può essere salvato nei formati supportati dal programma.

Sono disponibili le seguenti opzioni:

PDF;
JPG;
BMP.

I formati JPG e BMP sono disponibili esclusivamente quando il documento è composto da una sola pagina.

Nel caso di documenti multipagina è possibile creare un unico file PDF contenente tutte le pagine acquisite.

Associazione automatica al protocollo

Una volta completato il salvataggio, il documento viene automaticamente associato al protocollo corrente.

Il file comparirà immediatamente nel riquadro File e potrà essere consultato in qualsiasi momento come qualsiasi altro allegato associato al protocollo.

In questo modo è possibile trasformare rapidamente documenti cartacei in documenti digitali archiviati all'interno di Protocollo Facile.

4.6 Timbro protocollo

Protocollo Facile consente di apporre automaticamente sui documenti PDF associati ai protocolli un timbro contenente gli estremi della protocollazione.

Il timbro viene inserito nella parte superiore del documento e permette di identificare immediatamente il protocollo a cui il file è associato.

Questa funzione è particolarmente utile quando si desidera conservare una copia del documento riportante gli estremi di registrazione oppure quando è necessario distribuire documenti protocollati ad altri soggetti.

Timbrare un documento PDF

Per applicare il timbro ad un documento associato al protocollo:

Selezionare il file PDF nel riquadro File;
Fare clic con il tasto destro del mouse;
Selezionare la voce Timbra protocollo.

Il programma genererà automaticamente una nuova versione del documento contenente il timbro di protocollazione.

Esportazione con timbro

In alternativa è possibile esportare il documento già timbrato senza modificare il file associato al protocollo.

Per farlo:

Fare clic con il tasto destro sul documento;
Selezionare la voce Esporta e timbra.

Questa modalità consente di ottenere una copia timbrata del documento mantenendo nell'archivio il file originale.

Può risultare particolarmente utile quando si desidera conservare il documento nella sua forma originaria ma distribuire all'esterno una versione contenente il riferimento di protocollazione.

Contenuto del timbro

Il timbro può riportare automaticamente diverse informazioni relative al protocollo.

Tra i dati normalmente utilizzati troviamo:

Ragione sociale dell'organizzazione;
Numero di protocollo;
Data del protocollo;
Tipologia del protocollo (Entrata o Uscita).

Le informazioni riportate dipendono dalla configurazione impostata nel programma.

Timbro automatico dei PDF

Nella versione Plus è possibile configurare il programma affinché tutti i documenti PDF associati ai protocolli vengano timbrati automaticamente.

La funzione è disponibile nel percorso:

Opzioni → Protocollo → Timbro protocollo su PDF

Attivando l'opzione:

Timbra in automatico tutti i PDF

ogni nuovo documento PDF associato ad un protocollo verrà automaticamente timbrato senza richiedere ulteriori operazioni da parte dell'utente.

Personalizzazione del formato del timbro

La schermata di configurazione consente inoltre di personalizzare il testo utilizzato per il timbro.

È possibile definire quali informazioni devono essere riportate sul documento e modificarne la composizione in base alle esigenze organizzative.

In questo modo ogni ente o azienda può adottare un formato di timbro coerente con le proprie procedure documentali.

Quando utilizzare il timbro protocollo

L'utilizzo del timbro è consigliato quando si desidera:

Identificare immediatamente un documento protocollato;
Conservare il riferimento della protocollazione direttamente sul documento;
Distribuire copie protocollate a soggetti esterni;
Rendere più semplice la consultazione dei documenti archiviati.

Il timbro rappresenta un utile strumento di identificazione documentale e consente di collegare visivamente il documento agli estremi di registrazione presenti nell'archivio di Protocollo Facile.

4.7 Invio Email

Protocollo Facile consente di inviare tramite email i documenti associati ad un protocollo direttamente dall'interno del programma.

I file selezionati vengono allegati automaticamente ad un nuovo messaggio email, riducendo i tempi necessari per l'invio della documentazione.

Invio di un documento tramite email

Per inviare uno o più documenti associati al protocollo:

Selezionare il file desiderato nel riquadro File;
Fare clic sul pulsante Invia e-mail con i file selezionati in allegato.

Il programma predispone automaticamente un nuovo messaggio email con i documenti selezionati già allegati.

Oggetto dell'email

Per impostazione predefinita l'oggetto del messaggio viene compilato utilizzando l'oggetto del protocollo.

Dalle impostazioni del programma è inoltre possibile configurare l'inserimento automatico del numero e della data di protocollo nell'oggetto dell'email.

Questa opzione consente al destinatario di identificare immediatamente il riferimento della comunicazione.

Invio da un protocollo in uscita

Quando il protocollo è classificato come Uscita, il programma propone due modalità di invio.

Al destinatario del protocollo

Utilizzare questa opzione per inviare il documento direttamente al destinatario associato al protocollo.

L'indirizzo email viene recuperato automaticamente dall'anagrafica del contatto.

Ad una lista di contatti

Questa opzione consente di inviare il documento a più destinatari contemporaneamente.

Può essere utilizzata, ad esempio, per:

Circolari;
Comunicazioni aziendali;
Invio di documentazione a gruppi di lavoro;
Notifiche interne.

Invio da un protocollo in entrata

Quando il protocollo è classificato come Entrata, il programma propone modalità analoghe.

Al mittente del protocollo

Consente di inviare una comunicazione direttamente al mittente registrato nel protocollo.

Ad esempio può essere utilizzata per:

Confermare la ricezione del documento;
Comunicare l'avvenuta protocollazione;
Richiedere integrazioni documentali;
Inviare risposte o chiarimenti.

Ad una lista di contatti

Permette di notificare il documento protocollato ad un gruppo di destinatari selezionati.

Questa modalità viene frequentemente utilizzata per distribuire documentazione a più uffici o operatori interni.

Gestione dei destinatari

Se si sceglie l'opzione Ad una lista di contatti, viene aperta la finestra di gestione dei destinatari.

Da questa schermata è possibile:

Aggiungere singoli destinatari;
Modificare i destinatari esistenti;
Eliminare destinatari;
Selezionare contatti presenti in anagrafica.

Utilizzo delle liste di contatti

I destinatari possono essere inseriti singolarmente oppure aggiunti in blocco tramite le liste presenti nell'anagrafica.

Per aggiungere tutti i contatti appartenenti ad una lista:

Selezionare la lista dal menu a tendina;
Fare clic sul pulsante Aggiungi lista.

Tutti i contatti appartenenti alla lista selezionata verranno automaticamente aggiunti ai destinatari dell'email.

Questa funzione è particolarmente utile per l'invio di comunicazioni a gruppi numerosi di utenti.

Personalizzazione del testo delle email

Il testo delle email generate automaticamente dal programma può essere personalizzato.

Protocollo Facile utilizza appositi modelli che vengono caricati durante la composizione del messaggio.

Sono disponibili modelli differenti per:

Notifica al mittente;
Notifica al destinatario;
Invio ad una lista di contatti.

I modelli possono essere modificati per adattare il contenuto delle comunicazioni alle procedure adottate dall'organizzazione.

Configurazione dell'invio email

Le modalità di invio possono essere configurate dalle impostazioni del programma.

Protocollo Facile supporta diverse modalità di invio:

MAPI (client di posta predefinito di Windows);
Microsoft Outlook classico;
Mozilla Thunderbird;
Invio diretto tramite SMTP/CDO.

Nel caso dell'invio diretto tramite server SMTP è possibile configurare:

Server SMTP;
Porta;
Nome utente;
Password;
SSL;
STARTTLS.

Riporto automatico degli estremi di protocollo

Nella schermata di configurazione è disponibile l'opzione:

Riporta il numero di protocollo nell'oggetto dell'email

Quando attivata, il programma aggiunge automaticamente il numero di protocollo all'oggetto del messaggio generato.

Questa impostazione facilita la tracciabilità delle comunicazioni inviate e ricevute.

Suggerimenti operativi

L'invio email integrato consente di ridurre notevolmente i tempi di gestione documentale.

Si consiglia in particolare di utilizzare:

Il destinatario del protocollo per le comunicazioni individuali;
Le liste di contatti per comunicazioni rivolte a gruppi di utenti;
L'inserimento automatico del numero di protocollo per migliorare la rintracciabilità delle comunicazioni.

In questo modo ogni documento inviato rimane facilmente riconducibile alla relativa registrazione presente in Protocollo Facile.

4.8 Invio WhatsApp

WhatsApp è diventato uno degli strumenti di comunicazione più utilizzati sia in ambito aziendale che privato.

Per questo motivo Protocollo Facile consente di gestire e tracciare anche le comunicazioni effettuate tramite WhatsApp.

Configurazione del numero WhatsApp

Nell'anagrafica dei contatti è possibile indicare quali numeri telefonici sono associati ad un account WhatsApp.

Questa informazione consente al programma di individuare automaticamente il destinatario della comunicazione.

Protocollo con tipo di corrispondenza WhatsApp

Per registrare una comunicazione WhatsApp è sufficiente creare un protocollo in uscita e selezionare:

come tipo di corrispondenza.

Dopo il salvataggio del protocollo verrà reso disponibile il pulsante dedicato all'invio del messaggio.

Invio del messaggio

Facendo clic sul pulsante WhatsApp, Protocollo Facile genera automaticamente il collegamento necessario all'invio del messaggio.

Il programma apre quindi:

WhatsApp Web;
oppure
L'applicazione WhatsApp installata sul computer;

a seconda della configurazione presente sul sistema.

Compilazione automatica del messaggio

Il messaggio viene predisposto automaticamente utilizzando il contenuto inserito nel campo Note del protocollo.

Se nell'anagrafica del contatto è stato indicato un numero WhatsApp, il destinatario viene selezionato automaticamente.

L'utente deve semplicemente verificare il contenuto del messaggio e procedere con l'invio.

Tracciabilità delle comunicazioni

Registrando la comunicazione come protocollo è possibile mantenere traccia dell'attività svolta.

All'interno del protocollo rimangono infatti memorizzati:

Il destinatario della comunicazione;
La data di registrazione;
Il contenuto del messaggio inserito nelle note;
Eventuali documenti associati.

In questo modo WhatsApp può essere utilizzato come ulteriore canale di comunicazione integrato nei processi documentali gestiti da Protocollo Facile.

Suggerimenti operativi

L'utilizzo di WhatsApp come tipo di corrispondenza è particolarmente indicato per:

Comunicazioni rapide con clienti e fornitori;
Invio di promemoria;
Trasmissione di informazioni operative;
Comunicazioni di servizio.

La registrazione della comunicazione all'interno del protocollo consente di mantenere uno storico organizzato e facilmente consultabile nel tempo.

4.9 Invio SMS

Protocollo Facile consente di inviare messaggi SMS direttamente ai contatti presenti in anagrafica.

La funzione è particolarmente utile per comunicazioni rapide, notifiche operative, promemoria e avvisi destinati a gruppi di utenti.

Per utilizzare il servizio è necessario disporre di un pacchetto SMS attivo.

Attivazione della funzione SMS

L'invio degli SMS è disponibile attraverso l'acquisto di appositi pacchetti SMS.

Una volta attivato il servizio, il programma mostra il numero di SMS ancora disponibili e consente l'invio diretto ai contatti selezionati.

Protocollo con tipo di corrispondenza SMS

Per utilizzare la funzione è necessario creare un protocollo in uscita e selezionare:

SMS

come tipo di corrispondenza.

Dopo aver compilato i dati del protocollo è possibile accedere alla schermata di invio degli SMS.

Apertura della finestra di invio

Per aprire la finestra di gestione SMS fare clic sul pulsante dedicato alla gestione dei destinatari multipli.

Verrà visualizzata la schermata di selezione dei destinatari e di composizione del messaggio.

Selezione dei destinatari

La parte superiore della finestra consente di individuare rapidamente i destinatari.

I contatti possono essere filtrati:

Tramite liste dell'anagrafica;
Visualizzando esclusivamente i contatti che dispongono di un numero di cellulare;
Selezionando manualmente i destinatari desiderati.

È possibile selezionare uno o più destinatari contemporaneamente.

Utilizzo delle liste di contatti

Come per altre funzioni del programma, anche l'invio SMS può sfruttare le liste definite nell'anagrafica.

Selezionando una lista verranno visualizzati tutti i contatti appartenenti al gruppo scelto.

Questa funzione risulta particolarmente utile per:

Clienti;
Fornitori;
Collaboratori;
Dipendenti;
Gruppi di lavoro;
Associazioni e iscritti.

L'utilizzo delle liste consente di inviare rapidamente lo stesso messaggio a numerosi destinatari.

Composizione del messaggio

Nella parte inferiore della finestra è presente l'area dedicata alla composizione dell'SMS.

Il programma visualizza il numero di caratteri disponibili e permette di controllare il testo prima dell'invio.

Si consiglia di utilizzare messaggi brevi e chiari per garantire una corretta leggibilità sui dispositivi mobili.

Invio degli SMS

Dopo aver selezionato i destinatari e compilato il messaggio fare clic sul pulsante:

Invia SMS a contatti selezionati

Il programma provvederà all'invio dei messaggi utilizzando il credito disponibile.

Il numero di SMS residui verrà aggiornato automaticamente.

Verifica del credito disponibile

Nella sezione dedicata alle opzioni viene sempre visualizzato il numero di SMS ancora disponibili.

Qualora il credito non fosse sufficiente, sarà possibile acquistare ulteriori pacchetti SMS tramite l'apposita funzione presente nella schermata.

Suggerimenti operativi

L'invio SMS risulta particolarmente utile per:

Promemoria di appuntamenti;
Comunicazioni urgenti;
Avvisi di scadenza;
Notifiche operative;
Comunicazioni a gruppi di utenti.

L'utilizzo combinato delle liste anagrafiche e della funzione SMS consente di raggiungere rapidamente numerosi destinatari con un'unica operazione.

4.10 Modifiche massive sui protocolli

A partire dalla versione 7.2.0, Protocollo Facile consente di modificare contemporaneamente alcune informazioni su più protocolli selezionati.

Questa funzione risulta particolarmente utile quando è necessario correggere o aggiornare rapidamente un gruppo di protocolli senza dover intervenire singolarmente su ciascuno di essi.

Selezione multipla dei protocolli

Per utilizzare le modifiche massive è necessario selezionare più protocolli dall'elenco.

La selezione multipla può essere effettuata utilizzando le normali funzionalità di Windows:

Tenendo premuto CTRL per selezionare singoli protocolli;
Tenendo premuto SHIFT per selezionare intervalli consecutivi.

Una volta completata la selezione, fare clic con il tasto destro del mouse su uno dei protocolli selezionati.

Apertura del menu contestuale

Dopo aver selezionato più protocolli, il menu contestuale mostrerà le operazioni disponibili per l'intera selezione.

Le modifiche vengono applicate contemporaneamente a tutti i protocolli selezionati.

Modifica del tipo di corrispondenza

La funzione consente di aggiornare il tipo di corrispondenza di tutti i protocolli selezionati.

Ad esempio, è possibile correggere rapidamente protocolli registrati come:

Email;
PEC;
Posta ordinaria;
Raccomandata;
Corriere;
Consegna a mano.

La modifica verrà applicata a tutti i protocolli inclusi nella selezione.

Modifica del tipo documento

È inoltre possibile modificare contemporaneamente il tipo documento associato a più protocolli.

Questa funzione può essere utilizzata, ad esempio, quando un gruppo di documenti è stato classificato con una tipologia errata oppure quando si desidera uniformare la classificazione di più protocolli.

Associazione ad una pratica

Le modifiche massive consentono anche di associare contemporaneamente più protocolli ad una stessa pratica.

Dopo aver selezionato la pratica desiderata, tutti i protocolli selezionati verranno automaticamente collegati ad essa.

Questa funzione risulta particolarmente utile quando:

Si importano grandi quantità di documenti;
Si protocollano documenti prima della creazione della pratica;
Si devono raggruppare rapidamente documenti appartenenti allo stesso procedimento.

Verifica delle modifiche

Al termine dell'operazione è consigliabile verificare il risultato consultando uno dei protocolli interessati.

Le modifiche vengono applicate immediatamente e diventano subito disponibili per le ricerche, le stampe e tutte le altre funzionalità del programma.

Suggerimenti operativi

Le modifiche massive rappresentano uno strumento particolarmente utile per la gestione di archivi documentali di grandi dimensioni.

Si consiglia di utilizzarle quando è necessario:

Correggere errori di classificazione;
Uniformare gruppi di protocolli;
Associare rapidamente documenti ad una pratica;
Aggiornare informazioni comuni a più registrazioni.

L'utilizzo di questa funzione consente di ridurre notevolmente i tempi di gestione e manutenzione dell'archivio protocolli.

4.11 Ricerca protocolli

La parte superiore della schermata Protocolli è dedicata ai filtri di ricerca.

Grazie a questi strumenti è possibile individuare rapidamente documenti specifici anche all'interno di archivi contenenti migliaia di protocolli.

I filtri possono essere utilizzati singolarmente oppure combinati tra loro per ottenere risultati più precisi.

Dopo aver impostato i criteri desiderati fare clic sul pulsante Visualizza per aggiornare l'elenco dei protocolli.

Ricerca per contatto

Il campo Contatto consente di ricercare protocolli associati ad un determinato soggetto.

La ricerca considera sia:

I mittenti;
I destinatari.

È pertanto possibile individuare rapidamente tutti i documenti collegati ad una determinata azienda, ente o persona.

Ricerca per pratica

Nelle versioni Full e Plus è possibile limitare la ricerca ad una specifica pratica.

Questa funzione consente di visualizzare esclusivamente i protocolli associati al procedimento selezionato.

Ricerca per azienda o settore

Se il programma è configurato con più aziende o settori, è possibile limitare la ricerca ad una specifica area organizzativa.

Questa funzione risulta particolarmente utile nelle installazioni utilizzate da più uffici o da organizzazioni strutturate in diversi settori.

Ricerca per numero di protocollo

Il campo Num. Prot. consente di individuare direttamente uno specifico protocollo.

Questo campo può essere utilizzato anche in combinazione con un lettore di codici a barre per richiamare rapidamente il protocollo desiderato.

Le modalità di utilizzo dei codici a barre verranno approfondite nel capitolo dedicato.

Ricerca per data di protocollo

È possibile limitare la ricerca ad uno specifico intervallo temporale utilizzando i campi:

Data prot. dal;
Data prot. al.

Verranno visualizzati esclusivamente i protocolli registrati nel periodo indicato.

Ricerca per tipo di corrispondenza

Il filtro Tipo corr. consente di limitare i risultati ad uno specifico mezzo di comunicazione.

Ad esempio:

Email;
PEC;
WhatsApp;
SMS;
Posta ordinaria;
Raccomandata.

Ricerca per data del documento

Oltre alla data di protocollo è possibile effettuare ricerche utilizzando la data riportata sul documento.

Anche in questo caso è possibile specificare un intervallo temporale.

Questa funzione risulta particolarmente utile quando la data del documento è diversa dalla data di protocollazione.

Ricerca per tipo documento

Il filtro Tipo doc. consente di visualizzare soltanto documenti appartenenti ad una determinata categoria.

Ad esempio:

Fatture;
Contratti;
Preventivi;
Verbali;
Comunicazioni.

Ricerca per Entrata o Uscita

Sul lato destro della schermata è possibile scegliere se visualizzare:

Tutti i protocolli;
Solo i protocolli in entrata;
Solo i protocolli in uscita.

Questo filtro consente di separare rapidamente i documenti ricevuti da quelli inviati.

Ricerca libera nel campo Testo

Il campo Testo rappresenta uno degli strumenti di ricerca più potenti del programma.

Il testo inserito viene cercato nei campi:

Oggetto;
Note.

La ricerca viene effettuata anche per corrispondenze parziali.

Ad esempio, inserendo:

manut

verranno trovati anche documenti contenenti parole come:

manutenzione;
manutentivo;
manutenzioni.

Utilizzo dei tag nelle note

Nel campo Note è possibile inserire particolari parole chiave precedute dal simbolo #.

Ad esempio:

#urgente

#contratto

#fornitore

La ricerca effettuata nel campo Testo consente di individuare rapidamente tutti i protocolli contenenti uno specifico tag.

Questa funzione permette di creare sistemi di classificazione personalizzati senza modificare la struttura dell'archivio.

Azzeramento dei filtri

Per rimuovere rapidamente tutti i criteri di ricerca impostati è disponibile il pulsante di azzeramento presente nella parte superiore destra della schermata.

Con un solo clic tutti i filtri vengono riportati alle condizioni iniziali.

Suggerimenti operativi

Per ottenere risultati più precisi è consigliabile combinare più filtri contemporaneamente.

Ad esempio:

Contatto + periodo;
Pratica + tipo documento;
Tipo di corrispondenza + data;
Testo + azienda/settore.

L'utilizzo combinato dei filtri consente di individuare rapidamente qualsiasi documento presente nell'archivio.

4.12 Stampa ed esportazione

Protocollo Facile mette a disposizione diverse modalità di stampa e di esportazione dei dati protocollati.

Le funzioni di stampa consentono di produrre etichette, ricevute, elenchi, distinte e registri giornalieri direttamente dall'archivio protocolli.

Per accedere alle funzioni disponibili fare clic sul pulsante Stampa.

Etichetta protocollo

La stampa dell'etichetta consente di produrre un'etichetta identificativa da applicare al documento cartaceo.

L'etichetta può riportare:

Numero di protocollo;
Data di protocollo;
Codice a barre (se abilitato);
Altre informazioni personalizzabili.

La grafica e i dati riportati sull'etichetta possono essere personalizzati in base alle esigenze dell'organizzazione.

È possibile stampare:

L’etichetta del protocollo attualmente selezionato;
Le etichette di tutti i protocolli presenti nella lista.

Personalizzazione dell’etichetta

Nelle versioni Full e Plus di Protocollo Facile è possibile personalizzare a proprio piacimento l’etichetta del protocollo che viene stampata dal programma semplicemente con l’ausilio di un editor HTML o di testo.

Il modello di etichetta è il file etichetta.htm che si trova nella cartella di installazione del programma.

Per modificare l’etichetta è sufficiente modificare questo file personalizzando i campi che si vuole vengano visualizzati nella stampa.

I campi che possono essere inseriti sono i seguenti:

[[RagioneSociale]] : indica l’intestatario della licenza di Protocollo Facile

[[EntrataUscita]] : indica se un protocollo è in entrata o in uscita

[[NumProtocollo]] : indica il numero di protocollo

[[Anno]] : indica l’anno del protocollo

[[DataProtocollo]] : indica la data di protocollo

[[DataOra]] : indica la data e ora in cui è stato registrato il protocollo

[[GiornoProtocollo]] : per il giorno del mese in cui è stato protocollato il documento (1..31)

[[MeseProtocollo]] : per il mese in cui è stato protocollato il documento (1..12)

[[OraProtocollo]] : per l'ora in cui è stato protocollato il documento (0..23)

[[MinutiProtocollo]] : per il minuto in cui è stato protocollato il documento (0..59)

[[SecondiProtocollo]] : per il secondo in cui è stato protocollato il documento (0..59)

[[NumProtocolloSecondario]] : indica il numero di protocollo secondario

[[MittenteDestinatario]] : indica il mittente o il destinatario del protocollo

[[Indirizzo]] : indica l’indirizzo del mittente o destinatario del protocollo

[[Comune]] : indica il comune del mittente o destinatario del protocollo

[[Cap]] : indica il CAP del mittente o destinatario del protocollo

[[Provincia]] : indica la provincia del mittente o destinatario del protocollo

[[Frazione]] : indica la frazione del mittente o destinatario del protocollo

[[Nazione]] : indica la nazione del mittente o destinatario del protocollo

[[Note]] : indica le note del protocollo

[[Oggetto]] : indica l’oggetto del protocollo

[[TipoCorrispondenza]] : indica il tipo di corrispondenza del protocollo

[[TipoDocumento]] : indica il tipo del documento

[[Utente]] : indica l’utente che ha protocollato il documento

[[Nome]] : indica il nome dell’utente che ha protocollato il documento

[[Cognome]] : indica il cognome dell’utente che ha protocollato il documento

[[Titolario]] : indica il numero di protocollo compreso di titolario (solo versione Plus)

[[Classificazione]] : indica la classificazione del protocollo (solo versione Plus)

[[Email]] : indica l’indirizzo email del mittente o destinatario del protocollo

[[Telefono]] : indica il telefono del mittente o destinatario del protocollo

[[Cellulare]] : indica il cellulare del mittente o destinatario del protocollo

[[Fax]] : indica il numero di fax del mittente o destinatario del protocollo

[[PEC]] : indica la PEC del mittente o destinatario del protocollo

[[CodFiscale]] : indica il codice fiscale del mittente o destinatario del protocollo

[[PartIVA]] : indica la partita IVA del mittente o destinatario del protocollo

[[NoteContatto]] : indica le note del mittente o destinatario del protocollo

[[Campo1]] : indica il primo dei campi personalizzabili in anagrafica

[[Campo2]] : indica il secondo dei campi personalizzabili in anagrafica

[[Campo3]] : indica il terzo dei campi personalizzabili in anagrafica

[[Campo4]] : indica il quarto dei campi personalizzabili in anagrafica

[[Settore]] : indica l’azienda o il settore a cui è associato il protocollo

[[DescrizioneSettore]] : indica la descrizione dell’azienda o il settore a cui è associato il protocollo

[[IntestazioneTimbro]] : visualizza sull’etichetta l’intestazione timbro definita nelle opzioni

[[CodBarre]] : visualizza sull’etichetta il codice a barra che identifica il protocollo

[[NumPratica]] : indica il numero della pratica associata al protocollo

[[Pratica]] : indica la descrizione della pratica associata al protocollo

[[NumPraticaSecondario]] : indica il numero secondario della pratica associata al protocollo

[[DataAperturaPratica]] : indica la data di apertura della pratica associata al protocollo

[[DataChiusuraPratica]] : indica la data di chiusura della pratica associata al protocollo

[[UtentePratica]] : indica l’utente a cui è associata la pratica

[[NotificatoA]] : indica l’utente a cui è stato notificato il protocollo

Considerando che il file è un HTML molto semplicemente si possono anche personalizzare il tipo di carattere, la dimensione, i colori e inserire loghi o altro testo a scelta.

Se non si ha dimestichezza con editor HTML è possibile chiedere la personalizzazione dell’etichetta al nostro staff.

Il servizio ha un costo di € 30,00 + IVA per personalizzazione.

Ricevuta di protocollo

La funzione Ricevuta permette di stampare una ricevuta contenente i dati principali del protocollo.

La ricevuta può essere utilizzata per:

Confermare l'avvenuta registrazione di un documento;
Consegnare una ricevuta al mittente;
Conservare una copia cartacea delle informazioni di protocollazione.

Anche il modello della ricevuta può essere personalizzato modificando il file ricevuta.htm nella cartella di installazione del programma.

I campi inseribili sono gli stessi indicati nel capitolo personalizzazione dell’etichetta.

Lista protocolli

La funzione Lista protocolli produce un elenco dettagliato dei protocolli visualizzati.

È possibile scegliere se includere:

Le note associate ai protocolli;
Le pratiche associate.

Le informazioni stampate dipendono dai protocolli attualmente visualizzati nella lista in base ai filtri di ricerca applicati.

Notifiche protocolli

La funzione Notifiche protocolli genera un report contenente le notifiche associate ai protocolli.

Anche in questo caso è possibile scegliere se includere:

Le note;
Le pratiche associate.

Questa stampa risulta utile per verificare la distribuzione delle notifiche e le attività collegate ai documenti protocollati.

Distinta protocolli

La stampa della distinta produce un riepilogo dei protocolli selezionati.

La distinta può essere utilizzata per:

Archiviazioni cartacee;
Trasmissione documentale;
Controlli interni;
Verifiche amministrative.

Anche per questa stampa è possibile includere o escludere note e pratiche.

Registro giornaliero di protocollo

La funzione Registro giornaliero consente di stampare il registro dei protocolli registrati in una specifica giornata.

Per effettuare la stampa è sufficiente selezionare la data desiderata.

Il registro giornaliero rappresenta uno strumento particolarmente utile per:

Controlli amministrativi;
Verifiche interne;
Conservazione documentale;
Consultazioni storiche.

Esportazione dei protocolli

Accanto alla funzione Lista protocolli è disponibile il pulsante di esportazione.

Questa funzione consente di esportare:

I protocolli selezionati;
I relativi documenti allegati.

Durante l'esportazione il programma genera automaticamente anche una pagina indice in formato HTML che consente di consultare l'archivio esportato utilizzando un normale browser Internet.

In questo modo i documenti possono essere consultati anche su computer nei quali Protocollo Facile non è installato.

Personalizzazione delle stampe

Le principali stampe del programma sono personalizzabili.

È possibile adattare:

I dati visualizzati;
La disposizione delle informazioni;
Il formato delle etichette;
Il contenuto delle ricevute.

Questa flessibilità consente di adeguare la documentazione prodotta alle procedure adottate dall'organizzazione.

Suggerimenti operativi

Per ottenere stampe più mirate si consiglia di applicare preventivamente i filtri di ricerca desiderati.

Ad esempio:

Un determinato periodo;
Una specifica pratica;
Un particolare tipo documento;
Un singolo contatto.

In questo modo le stampe e le esportazioni conterranno esclusivamente le informazioni realmente necessarie.

5. Anagrafica

5.1 Gestione contatti

L'Anagrafica rappresenta l'archivio centralizzato dei contatti utilizzati da Protocollo Facile.

In essa possono essere memorizzate aziende, enti, professionisti, fornitori, clienti e persone fisiche che verranno successivamente utilizzati nelle varie funzionalità del programma.

I contatti registrati possono essere richiamati durante:

la registrazione dei protocolli;
la gestione delle pratiche;
l'invio di email;
l'invio di SMS;
le comunicazioni tramite WhatsApp;
le stampe e le esportazioni.

La schermata è suddivisa in tre aree principali:

Area di ricerca nella parte superiore;
Elenco dei contatti nella parte centrale;
Scheda di dettaglio del contatto nella parte inferiore.

Per creare un nuovo contatto fare clic sul pulsante Nuovo, compilare i dati richiesti e confermare con Salva.

Per modificare un contatto esistente è sufficiente selezionarlo dall'elenco e fare clic su Modifica.

Dalla stessa barra strumenti è inoltre possibile:

Eliminare un contatto;
Clonare un contatto esistente;
Stampare i dati anagrafici.

La ricerca dei contatti può essere effettuata utilizzando:

Testo libero;
Stato giuridico;
Liste di appartenenza;
Ricerca alfabetica tramite le lettere presenti nella parte superiore della schermata.

Funzioni rapide

Accanto ad alcuni campi dell'anagrafica sono presenti pulsanti che consentono di eseguire rapidamente operazioni aggiuntive.

Tra le principali funzioni disponibili:

Ricerca del contatto su Google;
Apertura dell'indirizzo in Google Maps;
Invio di una email tramite il client di posta predefinito;
Indicazione dei numeri associati a WhatsApp;
Apertura del sito web del contatto.

Queste funzioni consentono di accedere rapidamente alle informazioni senza uscire dal programma.

5.2 Referenti

Per ogni contatto è possibile gestire uno o più referenti.

La scheda Referenti consente di memorizzare i nominativi delle persone di riferimento associate all'azienda o all'ente.

Per ogni referente è possibile registrare informazioni quali:

Nome e cognome;
Ruolo;
Telefono;
Cellulare;
Email;
Altri dati di contatto.

La gestione dei referenti risulta particolarmente utile quando si intrattengono rapporti con organizzazioni che prevedono più interlocutori.

5.3 Liste di contatti

Protocollo Facile consente di classificare i contatti mediante liste personalizzabili.

Le liste possono essere utilizzate per organizzare i contatti in categorie, ad esempio:

Clienti;
Fornitori;
Enti pubblici;
Collaboratori;
Agenti;
Associazioni.

Un contatto può appartenere contemporaneamente a più liste.

Le liste vengono utilizzate anche da altre funzionalità del programma.

Ad esempio:

Destinatari multipli dei protocolli;
Invio di email a gruppi di contatti;
Invio di SMS;
Ricerche e filtri dell'anagrafica.

Grazie alle liste è possibile selezionare rapidamente gruppi di destinatari senza doverli scegliere singolarmente.

5.4 Dati di fatturazione

La scheda Dati fatturazione consente di memorizzare informazioni amministrative e fiscali associate al contatto.

Tra le informazioni che possono essere registrate:

Partita IVA;
Codice fiscale;
Codice destinatario;
Coordinate bancarie;
Altri dati amministrativi.

Queste informazioni possono essere utilizzate per una gestione più completa dei contatti e risultano particolarmente utili nelle organizzazioni che gestiscono documentazione amministrativa e fiscale.

5.5 Altri dati

La scheda Altri dati permette di memorizzare informazioni aggiuntive non presenti nelle altre sezioni dell'anagrafica.

In questa sezione possono essere registrati:

Dati di documenti di riconoscimento;
Informazioni aggiuntive sul contatto;
Campi personalizzati eventualmente configurati.

Questa flessibilità consente di adattare l'anagrafica alle specifiche esigenze organizzative.

5.6 Stampe

La funzione Stampa consente di produrre diverse tipologie di documenti relativi ai contatti presenti in anagrafica.

Tra le stampe disponibili:

Scheda anagrafica del contatto selezionato;
Etichette indirizzo;
Indirizzi su busta;
Elenco dei contatti visualizzati;
Serie di etichette per tutti i contatti selezionati.

Le stampe possono essere utilizzate per attività amministrative, spedizioni postali e gestione della corrispondenza.

6. Pratiche

6.1 Gestione pratiche

Le pratiche rappresentano uno degli strumenti più importanti di Protocollo Facile.

Una pratica può essere considerata come un vero e proprio faldone virtuale, all'interno del quale raccogliere documenti, informazioni e attività relative ad uno specifico argomento o procedimento.

Una pratica può essere utilizzata per gestire, ad esempio:

Commesse;
Gare d'appalto;
Contratti;
Forniture;
Cantieri;
Assistenze;
Contenziosi;
Attività commerciali;
Azioni di marketing;
Qualsiasi altro procedimento gestito dall'organizzazione.

L'obiettivo principale delle pratiche è quello di riunire in un unico punto tutte le informazioni collegate ad una determinata attività.

Contenuto di una pratica

Ad ogni pratica è possibile associare:

Uno o più protocolli;
Un contatto principale;
Altri contatti collegati;
File e documenti aggiuntivi;
Note operative;
Notifiche e scadenze;
Attività e stati della pratica (versione Plus).

Grazie a questa struttura è possibile avere una visione completa e immediata di tutto ciò che riguarda una determinata attività.

Creazione di una nuova pratica

Per creare una nuova pratica fare clic sul pulsante Nuovo presente nella barra degli strumenti.

Durante l'inserimento è possibile specificare:

Data di apertura;
Descrizione della pratica;
Contatto principale;
Eventuali note iniziali.

Il numero identificativo della pratica viene assegnato automaticamente al momento del salvataggio oppure può essere inserito manualmente per mantenere ad esempio la corrispondenza con altri archivi.

Questo meccanismo garantisce la corretta gestione della numerazione anche quando più utenti lavorano contemporaneamente sul programma.

Note della pratica

Nella scheda della pratica è presente il campo Aggiungi nota alla pratica, che consente di registrare informazioni operative e aggiornamenti relativi al procedimento.

Quando la pratica viene salvata, il programma registra automaticamente:

Data;
Ora;
Utente che ha inserito la nota.

Le informazioni vengono archiviate nello Storico pratica, consentendo di ricostruire facilmente tutte le attività svolte nel tempo.

Storico della pratica

Ogni nuova nota aggiunta viene conservata nello storico della pratica.

Lo storico rappresenta una cronologia completa delle attività effettuate e permette di sapere:

Chi ha effettuato un'operazione;
Quando è stata eseguita;
Quali informazioni sono state aggiunte.

Questa funzione risulta particolarmente utile quando sulla stessa pratica lavorano più operatori.

Utente associato alla pratica

Ogni pratica viene automaticamente associata all'utente che l'ha creata.

L'associazione può essere modificata dagli utenti autorizzati selezionando un diverso operatore.

Questa informazione può essere utilizzata per organizzare meglio il lavoro e individuare rapidamente il responsabile della pratica.

Protocolli associati

Nella parte inferiore della schermata è presente l'elenco dei protocolli associati alla pratica.

Per associare un protocollo ad una pratica è sufficiente selezionare la pratica desiderata durante la registrazione o la modifica del protocollo.

Tutti i documenti collegati saranno immediatamente visibili all'interno della pratica.

Pratiche preferite e cronologia

Le pratiche consultate più frequentemente possono essere aggiunte ai preferiti utilizzando l'apposita icona a forma di stella.

Protocollo Facile mantiene inoltre la cronologia delle pratiche visualizzate recentemente, consentendo di tornare rapidamente alle attività aperte negli ultimi utilizzi.

Attraverso il pulsante dedicato (le tre lineette orizzontali) è possibile accedere sia alla cronologia sia all'elenco delle pratiche preferite.

Controllo delle attività degli utenti

Gli utenti amministratori abilitati possono consultare la cronologia delle pratiche visualizzate e modificate dagli altri operatori.

Questa funzione consente di verificare:

Su quali pratiche hanno lavorato gli utenti;
Le attività svolte;
Le ultime pratiche consultate.

Lo strumento può risultare particolarmente utile per il coordinamento delle attività e il monitoraggio dell'avanzamento del lavoro.

Notifiche e scadenze

Ad ogni pratica possono essere associate notifiche e scadenze.

Grazie a questa funzione è possibile pianificare attività future, assegnare compiti agli utenti e monitorare le scadenze collegate al procedimento.

Le notifiche verranno approfondite nel capitolo dedicato.

Gestione avanzata pratiche

Nella versione Plus è disponibile una gestione avanzata delle pratiche che consente di utilizzare:

Stati della pratica;
Attività collegate;
Pratiche multiple (Struttura ad albero Padre - figlio).

Queste funzionalità verranno descritte nei paragrafi successivi della guida.

6.2 Documenti della pratica

Oltre ai protocolli associati, ogni pratica può contenere documenti aggiuntivi archiviati direttamente al suo interno.

Questa funzione consente di raccogliere in un unico punto tutta la documentazione relativa ad uno specifico procedimento, indipendentemente dal fatto che sia stata protocollata oppure no.

I documenti associati possono essere di qualsiasi formato, ad esempio:

PDF;
Documenti Word;
Fogli Excel;
Immagini;
File compressi;
File firmati digitalmente;
Qualsiasi altro formato gestito dal sistema operativo.

Aggiunta di un documento

Per associare un nuovo file alla pratica fare clic sul pulsante con l'icona della cartella.

Verrà aperta una finestra che consente di selezionare un file presente:

Sul computer locale;
Su una cartella condivisa in rete;
Su unità esterne collegate al computer.

Il documento selezionato verrà automaticamente copiato nella cartella associata alla pratica e resterà collegato ad essa.

Acquisizione da scanner

I documenti cartacei possono essere acquisiti direttamente dalla pratica utilizzando il pulsante Scanner.

Il funzionamento è analogo a quello già descritto nel capitolo dedicato ai protocolli.

Una volta completata la scansione, il documento viene automaticamente salvato e associato alla pratica corrente.

Organizzazione in cartelle e sottocartelle

I documenti della pratica possono essere organizzati mediante cartelle e sottocartelle.

Non esistono limiti pratici al numero di livelli utilizzabili, consentendo di creare strutture documentali anche molto articolate.

Questa funzione risulta particolarmente utile per:

Commesse di lunga durata;
Cantieri;
Gare d'appalto;
Contratti complessi;
Fascicoli con elevata quantità di documentazione.

Collegamenti a file e cartelle

Dalle impostazioni del programma è possibile abilitare la gestione dei collegamenti a file e cartelle esterne.

Quando questa funzione è attiva vengono resi disponibili appositi pulsanti che consentono di creare:

Collegamenti a file;
Collegamenti a cartelle.

In questo caso i documenti non vengono copiati all'interno dell'archivio di Protocollo Facile ma rimangono nella loro posizione originale.

Questa modalità può risultare particolarmente utile quando l'organizzazione dispone già di una propria struttura di archiviazione documentale e desidera mantenerla invariata.

Apertura dei documenti

Per aprire un documento associato alla pratica è sufficiente fare doppio clic sul file desiderato.

Il documento verrà aperto utilizzando il programma predefinito configurato in Windows per quel tipo di file.

Eliminazione di un documento

Per rimuovere un documento associato alla pratica selezionarlo e utilizzare l'apposita funzione di eliminazione premendo il tasto a forma di una X rossa.

L'operazione deve essere utilizzata con attenzione, in quanto può comportare la rimozione del documento dall'archivio della pratica.

Vantaggi dell'archiviazione documentale nelle pratiche

La gestione documentale delle pratiche consente di mantenere organizzati tutti i file relativi ad una specifica attività.

In questo modo è possibile:

Ridurre i tempi di ricerca dei documenti;
Centralizzare le informazioni;
Conservare insieme protocolli e documentazione correlata;
Organizzare i file in modo strutturato;
Facilitare la collaborazione tra più operatori.

L'archivio documentale della pratica diventa così il punto di riferimento per tutte le informazioni relative al procedimento gestito.

6.3 Note della pratica e suggerimenti automatici

Le note rappresentano uno degli strumenti principali per documentare l'evoluzione di una pratica nel tempo.

Ogni operatore può aggiungere informazioni, aggiornamenti e annotazioni direttamente all'interno della pratica, creando uno storico completo delle attività svolte.

Inserimento di una nuova nota

Per aggiungere una nota è sufficiente:

Aprire la pratica desiderata;
Fare clic su Modifica;
Digitare il testo nel campo Aggiungi nota alla pratica;
Salvare la pratica.

Al momento del salvataggio il programma registra automaticamente:

Data;
Ora;
Utente che ha inserito la nota.

La nota verrà aggiunta allo storico della pratica senza alterare le annotazioni precedenti.

Storico delle note

Tutte le note inserite vengono conservate nello storico della pratica.

Lo storico consente di ricostruire facilmente l'intera evoluzione del procedimento e di verificare:

Chi ha effettuato un aggiornamento;
Quando è stato effettuato;
Quali informazioni sono state aggiunte.

Questa funzione risulta particolarmente utile quando più operatori collaborano sulla stessa pratica.

Note preimpostate

Protocollo Facile consente di creare note preimpostate che possono essere riutilizzate nelle pratiche.

Le note preimpostate permettono di standardizzare le comunicazioni e velocizzare l'inserimento di informazioni ricorrenti.

Ad esempio:

Contattato il cliente telefonicamente;
Documentazione ricevuta;
In attesa di risposta;
Pratica completata;
Preventivo inviato.

Creazione delle note preimpostate

Per creare una nuova nota preimpostata:

Aprire una pratica;
Fare clic sul pulsante Modifica;
Fare clic sul pulsante Nuova nota preimpostata presente sotto il campo Aggiungi nota alla pratica.

Verrà aperta la finestra di gestione delle note preimpostate.

Da questa schermata è possibile:

Creare nuove note preimpostate;
Modificare note esistenti;
Eliminare note non più utilizzate;
Ricercare rapidamente una nota tramite il campo di ricerca.

Per ogni nota è possibile specificare una descrizione che verrà proposta successivamente durante l'inserimento delle note nelle pratiche.

Le note preimpostate sono particolarmente utili per registrare attività ricorrenti e standardizzare le annotazioni inserite dagli operatori.

Suggerimenti automatici delle note (Novità versione 7.2.0)

A partire dalla versione 7.2.0 la gestione delle note è stata notevolmente migliorata grazie all'introduzione dei suggerimenti automatici durante la digitazione.

Quando si inizia a scrivere una nuova nota nel campo Aggiungi nota alla pratica, il programma propone automaticamente una serie di suggerimenti compatibili con il testo inserito.

I suggerimenti possono provenire da diverse fonti:

Note preimpostate precedentemente create;
Referenti associati al contatto principale della pratica.

Ad esempio, se la pratica è associata all'azienda Pippo S.r.l. e nell'anagrafica sono presenti i referenti:

Mario Rossi;
Luigi Bianchi;
Giuseppe Verdi;

durante la digitazione verranno proposti automaticamente sia nella forma:

Mario Rossi;
Luigi Bianchi;
Giuseppe Verdi;

sia nella forma:

Rossi Mario;
Bianchi Luigi;
Verdi Giuseppe.

Questo consente di richiamare rapidamente i nominativi delle persone coinvolte nella pratica senza doverli digitare manualmente.

Non è più necessario aprire la finestra delle note preimpostate e ricercare manualmente la voce desiderata: i suggerimenti vengono visualizzati direttamente durante la scrittura e possono essere selezionati con un semplice clic.

Vantaggi dei suggerimenti automatici

L'utilizzo dei suggerimenti automatici consente di:

Ridurre i tempi di inserimento;
Uniformare le annotazioni tra i diversi operatori;
Ridurre errori di digitazione;
Utilizzare in modo più efficace le note preimpostate;
Richiamare rapidamente i nominativi dei referenti associati alla pratica.

Questa funzionalità risulta particolarmente utile nelle organizzazioni che gestiscono un elevato numero di pratiche e aggiornamenti quotidiani.

Buone pratiche nell'utilizzo delle note

Per ottenere uno storico chiaro e facilmente consultabile si consiglia di:

Inserire aggiornamenti significativi;
Utilizzare note descrittive e comprensibili;
Utilizzare le note preimpostate quando disponibili;
Registrare tempestivamente le attività svolte.

In questo modo la pratica diventa un vero e proprio diario operativo consultabile da tutti gli utenti autorizzati.

6.4 Pratiche bloccate (Novità versione 7.2.0)

A partire dalla versione 7.2.0 è possibile bloccare le pratiche per impedirne la modifica da parte degli utenti non autorizzati.

Questa funzione risulta particolarmente utile quando una pratica ha raggiunto una determinata fase del proprio ciclo di vita oppure quando si desidera evitare modifiche accidentali a documenti e informazioni già consolidate.

Le pratiche bloccate vengono evidenziate nell'elenco tramite un'apposita icona a forma di lucchetto.

Permesso "Gestione pratiche bloccate"

La possibilità di bloccare o sbloccare una pratica è controllata dal permesso utente:

Gestione pratiche bloccate

Solo gli utenti che dispongono di questo permesso possono:

Bloccare una pratica;
Sbloccare una pratica;
Continuare a modificare una pratica bloccata.

Per questi utenti la pratica rimane completamente operativa anche dopo il blocco.

Come bloccare una pratica

Per bloccare una pratica è sufficiente utilizzare l'apposita funzione disponibile nella schermata delle pratiche.

Una volta confermata l'operazione, la pratica verrà contrassegnata come bloccata.

Lo stato di blocco sarà immediatamente visibile a tutti gli utenti autorizzati ad accedere alla pratica.

Limitazioni per gli utenti non autorizzati

Gli utenti che non possiedono il permesso Gestione pratiche bloccate non possono effettuare modifiche alle pratiche bloccate.

In particolare non è consentito:

Modificare i dati della pratica;
Aggiungere nuove note;
Modificare le attività associate alla pratica;
Aggiungere nuovi protocolli alla pratica;
Modificare i protocolli già associati alla pratica.

La pratica rimane comunque consultabile dagli utenti che dispongono delle necessarie autorizzazioni di visualizzazione.

Effetti sui protocolli associati

Quando una pratica è bloccata, il blocco si estende anche ai protocolli ad essa associati.

Gli utenti privi del permesso specifico non possono modificare i protocolli collegati alla pratica.

Questa caratteristica garantisce la coerenza delle informazioni e impedisce modifiche indirette ai documenti appartenenti ad una pratica che si desidera mantenere invariata.

Quando utilizzare il blocco delle pratiche

Il blocco delle pratiche può essere utile in numerose situazioni operative, ad esempio:

Pratiche concluse;
Contratti definitivamente approvati;
Gare d'appalto terminate;
Fascicoli archiviati;
Procedimenti sottoposti a controllo o verifica;
Documentazione che non deve più essere modificata.

L'utilizzo corretto di questa funzione contribuisce a mantenere l'integrità delle informazioni e a ridurre il rischio di modifiche non autorizzate.

Suggerimenti operativi

Si consiglia di riservare il permesso Gestione pratiche bloccate esclusivamente agli utenti responsabili del controllo documentale o ai responsabili di procedimento.

In questo modo è possibile mantenere elevato il livello di sicurezza delle informazioni senza limitare la normale consultazione delle pratiche da parte degli altri operatori.

6.5 Pratiche preferite e cronologia

Per facilitare l'accesso alle pratiche utilizzate più frequentemente, Protocollo Facile consente di aggiungerle all'elenco delle pratiche preferite.

Per aggiungere una pratica ai preferiti è sufficiente fare clic sull'icona a forma di stella presente nella schermata della pratica.

Cronologia delle pratiche

Protocollo Facile mantiene automaticamente la cronologia delle pratiche visualizzate dagli utenti.

Le frecce blu presenti nella schermata consentono di scorrere rapidamente le pratiche aperte in precedenza.

Per visualizzare l'elenco completo delle pratiche preferite e la cronologia delle pratiche consultate fare clic sul pulsante con le tre linee orizzontali.

Da questa finestra è possibile:

Consultare le pratiche preferite;
Visualizzare la cronologia delle pratiche aperte;
Verificare la data e l'ora di consultazione;
Visualizzare le pratiche modificate.

Cronologia utenti

Gli utenti amministratori che dispongono delle necessarie autorizzazioni possono consultare anche la cronologia delle pratiche visualizzate e modificate dagli altri utenti.

Questa funzione può essere utilizzata per verificare su quali pratiche hanno lavorato i vari operatori e monitorare l'attività svolta all'interno dell'organizzazione.

L'ultima pratica visualizzata da un utente è inoltre disponibile nel riepilogo informazioni della Chat interna del programma.

6.6 Gestione avanzata pratiche (Versione Plus)

La versione Plus di Protocollo Facile include una gestione avanzata delle pratiche che consente di organizzare il lavoro attraverso stati, attività e Check-list personalizzabili.

Questa funzionalità trasforma le pratiche in un vero e proprio strumento di gestione dei processi aziendali, particolarmente utile per attività commerciali, assistenze tecniche, gestione commesse, pratiche amministrative e workflow interni.

Stati della pratica

Per ogni pratica è possibile definire uno stato di avanzamento che ne identifica la fase di lavorazione.

Prima di utilizzare questa funzionalità è necessario abilitarla dalle opzioni del programma attivando la voce Abilita stati in pratiche.

Successivamente è possibile definire l'elenco degli stati disponibili accedendo a:

Archivi di base → Stati pratiche

Alcuni esempi di stati possono essere:

Da contattare;
In lavorazione;
In attesa di documentazione;
In attesa di pagamento;
Completata;
Archiviata.

È inoltre possibile definire uno o più stati come stati di chiusura. Quando una pratica viene portata in uno di questi stati viene considerata conclusa.

Aggiornamento dello stato della pratica

Quando la gestione degli stati è attiva, al salvataggio della pratica viene visualizzata una finestra che consente di aggiornare lo stato corrente.

Da questa schermata è possibile:

Selezionare il nuovo stato della pratica;
Assegnare la pratica ad un utente;
Visualizzare le notifiche associate;
Creare nuove notifiche e promemoria.

L'integrazione tra stati e notifiche consente di gestire in modo semplice il passaggio delle attività tra operatori diversi.

Attività e Check-list

Oltre agli stati, è possibile gestire delle attività operative associate alle pratiche.

Le attività rappresentano le singole operazioni che devono essere svolte durante l'esecuzione di un processo aziendale.

Ad esempio:

Contattare il cliente;
Inviare il preventivo;
Verificare la documentazione;
Emettere la fattura;
Consegnare il materiale.

Più attività possono essere raggruppate in una Check-list, che rappresenta una sequenza di operazioni da svolgere.

La gestione delle attività e delle Check-list è disponibile dal menu:

Archivi di base → Gestione attività

Associazione delle attività ad una pratica

Ad ogni pratica è possibile associare una Check-list predefinita oppure singole attività.

Le attività importate possono essere riordinate, aggiunte o rimosse in qualsiasi momento.

In questo modo ogni pratica dispone di un elenco strutturato delle operazioni da completare.

Monitoraggio delle attività

Le attività vengono visualizzate direttamente nella schermata della pratica mediante icone colorate che ne evidenziano lo stato di avanzamento.

Per impostazione predefinita:

Verde → attività completata;
Rosso → attività ancora da eseguire;
Grigio → attività non necessaria per quella specifica pratica.

Questo consente di verificare rapidamente l'avanzamento del lavoro senza dover aprire ulteriori schermate.

Dettaglio attività

Facendo doppio clic su un'attività è possibile visualizzarne il dettaglio.

Per ogni attività è possibile registrare:

Stato dell'attività;
Note operative;
Utente assegnato;
Data di esecuzione;
Eventuale costo associato.

Le informazioni vengono memorizzate insieme alla pratica e rimangono disponibili per consultazioni future.

Elenco generale delle attività

Le attività possono essere consultate anche indipendentemente dalla singola pratica.

Per accedere a questa schermata Archivi di base → Attività

Da questa schermata è possibile filtrare le attività per:

Pratica;
Check-list;
Tipo di attività;
Stato;
Periodo;
Utente assegnato.

L'elenco può essere ordinato, stampato o esportato nei formati supportati dal programma.

Questa funzione è particolarmente utile per monitorare il lavoro degli operatori e verificare le attività completate o ancora da svolgere.

Pratiche multiple (padre-figlia)

Nella versione Plus è possibile attivare la gestione multipla delle pratiche, una funzionalità particolarmente utile per organizzare attività complesse composte da più sotto-progetti o sotto-procedimenti correlati.

Con questa modalità le pratiche possono essere organizzate in una struttura gerarchica ad albero, nella quale una pratica principale può contenere un numero illimitato di pratiche figlie.

Ogni pratica figlia può a sua volta contenere ulteriori pratiche figlie, consentendo di creare strutture articolate anche su più livelli.

Quando utilizzare le pratiche multiple

Le pratiche multiple risultano particolarmente utili quando un'attività deve essere suddivisa in più aree operative.

Ad esempio:

Gestione di un cantiere suddiviso per fasi o reparti;
Gestione di una commessa articolata in più attività;
Gare d'appalto con sotto-procedure;
Gestione di clienti con pratiche periodiche;
Consulenze suddivise per annualità o adempimenti.

In questo modo ogni sotto-attività può essere gestita autonomamente pur rimanendo collegata alla pratica principale.

Creazione di una pratica figlia

Per creare una struttura gerarchica è necessario creare inizialmente la pratica principale.

Successivamente, selezionando la pratica padre, è possibile utilizzare il pulsante Genera pratica figlia.

La nuova pratica verrà automaticamente collegata alla pratica di origine e sarà visualizzata all'interno della struttura ad albero.

Navigazione nella struttura

Quando viene selezionata una pratica appartenente ad un albero, il programma visualizza la struttura gerarchica completa consentendo di spostarsi rapidamente tra pratiche padre e pratiche figlie.

Questa visualizzazione permette di comprendere immediatamente il contesto della pratica e le relazioni esistenti con le altre attività collegate.

Modelli di pratiche

Le strutture di pratiche particolarmente complesse possono essere predisposte una sola volta e successivamente riutilizzate tramite la funzione di clonazione.

Questo approccio consente di standardizzare i processi aziendali e ridurre i tempi necessari alla creazione di nuove pratiche articolate.

Ricerca delle pratiche principali

Quando si utilizzano strutture gerarchiche molto estese può risultare utile visualizzare solamente le pratiche principali.

A tal fine è disponibile il filtro Escludi figlie, che consente di nascondere le pratiche figlie e visualizzare esclusivamente le pratiche di primo livello.

Questa opzione semplifica notevolmente la consultazione degli archivi quando il numero di pratiche collegate diventa elevato.

Suggerimenti operativi

Per ottenere stampe più mirate si consiglia di applicare preventivamente i filtri di ricerca desiderati.

Ad esempio è possibile limitare la stampa a:

Un determinato periodo;
Uno specifico stato della pratica;
Un particolare utente;
Una categoria di pratiche;
Una singola pratica.

In questo modo i report prodotti conterranno esclusivamente le informazioni realmente necessarie.

6.7 Stampe ed esportazioni

Protocollo Facile mette a disposizione diverse funzioni di stampa ed esportazione dedicate alle pratiche.

Per accedere alle funzioni disponibili fare clic sul pulsante Stampa presente nella schermata delle pratiche.

Da questa finestra è possibile accedere alle seguenti funzionalità.

Etichetta pratica

La stampa dell'etichetta consente di produrre un'etichetta identificativa della pratica.

L'etichetta può essere personalizzata sia nei dati visualizzati che nella grafica e può includere, se abilitato, anche il codice a barre identificativo della pratica.

Per personalizzare l’etichetta della pratica modificare il file EtichettaPratica.htm nella cartella di installazione del programma.

Dettagli pratica

La funzione Dettagli pratica produce una scheda completa contenente le principali informazioni della pratica selezionata.

La scheda può includere:

Dati generali della pratica;
Contatto principale associato;
Stato della pratica;
Storico delle note;
Attività associate;
Altre informazioni operative.

Questa stampa è particolarmente utile per la consultazione cartacea della pratica o per la condivisione delle informazioni con persone che non utilizzano direttamente il programma.

Lista pratiche

La funzione Lista pratiche consente di stampare l'elenco delle pratiche visualizzate nella schermata principale.

La stampa rispetta gli eventuali filtri di ricerca applicati e può essere utilizzata, ad esempio, per ottenere:

Elenchi di pratiche aperte;
Elenchi di pratiche chiuse;
Pratiche associate ad uno specifico utente;
Pratiche appartenenti ad un determinato periodo.

Accanto alla stampa è disponibile anche il pulsante di esportazione in Excel.

Lista pratiche con storico

La funzione Lista pratiche con storico produce un elenco delle pratiche comprensivo dello storico delle note associate.

Questa modalità consente di ottenere una panoramica completa delle attività svolte e degli aggiornamenti registrati nel tempo.

Anche in questo caso è disponibile l'esportazione diretta in Excel.

Lista protocolli associati alla pratica

È possibile stampare l'elenco dei protocolli associati alla pratica selezionata.

Questa funzione permette di verificare rapidamente tutta la documentazione protocollata collegata ad uno specifico procedimento.

Esportazione pratica

La funzione Esporta pratica consente di esportare una pratica completa per la consultazione esterna o per il trasferimento dei dati.

Durante l'esportazione è possibile scegliere se includere:

Lo storico della pratica;
I contatti associati;
I file allegati;
I protocolli associati;
Le eventuali pratiche figlie.

L'esportazione genera:

Un file HTML che consente di consultare l'intero contenuto della pratica utilizzando un normale browser Internet, senza la necessità di avere installato Protocollo Facile;
Un file XML contenente i dati strutturati della pratica, utilizzabile per eventuali importazioni in altre installazioni del programma o in applicativi compatibili.

Questa funzione risulta particolarmente utile per la condivisione delle pratiche, la conservazione esterna dei dati e il trasferimento di informazioni tra diversi sistemi.

7. Notifiche e Planning

7.1 Introduzione

Le notifiche consentono di segnalare un documento protocollato o una pratica ad altri utenti del programma, in modo da portarla alla loro attenzione e organizzare in modo efficiente il lavoro all'interno dell'organizzazione.

Questa funzionalità risulta particolarmente utile per:

Smistare la documentazione ai settori competenti;
Assegnare attività e scadenze;
Gestire appuntamenti e promemoria;
Coordinare il lavoro tra più operatori;
Tenere traccia delle attività da svolgere.

Le notifiche possono essere associate sia ai protocolli sia alle pratiche.

7.2 Creazione di una notifica

Durante la gestione di un protocollo o di una pratica è disponibile il pulsante Notifica ad altri utenti.

Facendo clic sul pulsante si apre la finestra di gestione delle notifiche associate al documento o alla pratica corrente.

Per creare una nuova notifica è sufficiente:

Fare clic sul pulsante Nuova notifica;
Selezionare l'utente destinatario;
Inserire un eventuale messaggio;
Impostare, se necessario, data e ora di avviso;
Selezionare la priorità fra le 4 disponibili (bassa, media, alta, massima)
Impostare eventualmente una durata
Salvare la notifica.

È possibile notificare documenti e pratiche anche ad utenti che normalmente non potrebbero visualizzarli perché non abilitati al relativo settore o perché autorizzati a consultare esclusivamente i propri documenti.

La notifica consente infatti al destinatario di accedere direttamente al documento o alla pratica segnalata.

7.3 Opzioni delle notifiche

Oltre al destinatario e al messaggio, una notifica può includere ulteriori informazioni.

Data e ora di avviso

È possibile specificare una data e un orario in cui la notifica dovrà essere evidenziata all'utente destinatario.

Questa funzione è utile per promemoria, scadenze e appuntamenti programmati.

Priorità

Per le notifiche delle pratiche è possibile assegnare una priorità che permette al destinatario di distinguere immediatamente le attività più urgenti.

Le priorità disponibili sono:

Bassa;
Media;
Alta;
Massima.

Durata

Nella versione Plus è possibile specificare anche una durata prevista.

Questa informazione viene utilizzata dal Planning per rappresentare correttamente gli impegni durante la giornata.

7.4 Notifiche ricorrenti

Per le attività periodiche è possibile creare notifiche che si ripetono automaticamente nel tempo.

Per attivare questa funzione è sufficiente selezionare l'opzione Ripeti.

È possibile definire:

Frequenza giornaliera;
Frequenza settimanale;
Frequenza mensile;
Frequenza annuale.

Inoltre è possibile stabilire:

Un numero massimo di occorrenze;
Una data finale;
Una ripetizione senza scadenza.

Questa funzione è particolarmente utile per gestire:

Rinnovi di contratti;
Scadenze periodiche;
Rateizzazioni;
Controlli programmati;
Manutenzioni periodiche.

7.5 Ricezione delle notifiche

Quando un utente accede al programma, Protocollo Facile verifica automaticamente la presenza di notifiche non ancora lette.

In presenza di notifiche ricevute viene visualizzato un messaggio informativo.

Facendo clic sul messaggio viene aperta automaticamente la schermata Notifiche.

Se per una notifica è stata impostata anche un'ora di avviso, all'orario stabilito viene visualizzata una finestra dedicata.

Per le notifiche delle pratiche l'aspetto del messaggio varia in base alla priorità impostata.

Le notifiche con priorità massima possono rimanere in evidenza fino a quando non vengono lette o chiuse dall'utente.

7.6 Gestione delle notifiche

La schermata Notifiche consente di visualizzare e gestire tutte le notifiche ricevute e inviate.

La finestra è suddivisa in due sezioni:

Notifiche relative ai protocolli;
Notifiche relative alle pratiche.

Per ogni notifica vengono visualizzate le principali informazioni, tra cui:

Documento o pratica associata;
Mittente;
Destinatario;
Data di segnalazione;
Data di lettura;
Priorità;
Stato della notifica.

Per visualizzare i dettagli è sufficiente fare doppio clic sulla relativa riga.

Se necessario, una notifica già consultata può essere nuovamente contrassegnata come da leggere tramite l'apposito pulsante.

Nella parte inferiore della finestra è inoltre possibile configurare il controllo automatico delle notifiche ricevute e stabilire ogni quanti minuti il programma deve effettuare la verifica.

7.7 Notifiche inviate

Dal menu presente nella parte superiore della schermata è possibile passare dalla visualizzazione delle notifiche ricevute a quella delle notifiche inviate.

Questa visualizzazione consente di verificare:

Quali documenti o pratiche sono stati notificati;
A chi sono stati inviati;
Chi li ha già letti;
Quali notifiche risultano ancora non consultate.

Gli utenti che dispongono del permesso Controllo completo notifiche possono inoltre visualizzare e gestire anche le notifiche degli altri utenti.

7.8 Planning

La funzione Planning fornisce una rappresentazione grafica delle notifiche con data e ora di avviso.

Per accedere al Planning è sufficiente fare clic sul pulsante Visualizza planning presente in alto a destra nella schermata Notifiche.

Il Planning mostra:

Le ore nella colonna sinistra;
I giorni nelle colonne principali;
Le notifiche distribuite nel calendario in base a data, ora e durata.

Le notifiche vengono rappresentate con colori differenti:

Verde: priorità bassa;
Giallo: priorità media;
Arancione: priorità alta;
Rosso: priorità massima;
Blu: notifiche relative ai protocolli.

Per modificare rapidamente l'orario di una notifica è sufficiente trascinarla con il mouse nella posizione desiderata.

Nella versione Plus, grazie alla gestione della durata, è possibile pianificare gli impegni in modo ancora più preciso evitando sovrapposizioni e distribuendo correttamente le attività nel corso della giornata.

7.9 Dettaglio di una notifica

Facendo doppio clic su una notifica relativa ad una pratica si apre la finestra di dettaglio.

Da questa finestra è possibile:

Visualizzare tutte le informazioni della pratica;
Consultare lo storico delle note;
Visualizzare i dettagli dei contatti associati;
Modificare priorità, data, ora e durata della notifica;
Contrassegnare la notifica come letta;
Accedere direttamente alla pratica tramite il pulsante Vai alla pratica.

Questa funzione consente di operare rapidamente sulle attività ricevute senza dover effettuare ulteriori ricerche all'interno del programma.

7.10 Notifiche agli utenti di un settore (Novità versione 7.2.0)

Nella versione Plus, durante la creazione di una notifica associata ad una pratica, è possibile inviare la stessa notifica contemporaneamente a tutti gli utenti abilitati ad uno specifico settore.

In questo modo non è più necessario selezionare singolarmente ogni destinatario.

La funzione è particolarmente utile per:

Smistare pratiche tra uffici;
Coinvolgere interi reparti aziendali;
Gestire attività condivise tra più operatori.

7.11 Eliminazione delle notifiche (Novità versione 7.2.0)

Gli utenti che dispongono del permesso Controllo completo notifiche possono eliminare direttamente le notifiche dalla finestra di gestione delle notifiche associate alle pratiche.

Questa funzionalità consente una gestione più rapida delle segnalazioni non più necessarie e semplifica la manutenzione dello storico delle notifiche.

8. Archivi di base

8.1 Introduzione

Il menu Archivi di base raccoglie tutte le tabelle e le configurazioni utilizzate da Protocollo Facile per classificare documenti, organizzare gli utenti e personalizzare il funzionamento del programma.

Da questo menu è possibile gestire:

Utenti;
Aziende/Settori;
Tipi di corrispondenza;
Tipi di documento;
Categorie pratiche;
Stati pratica (Versione Plus);
Attività e Check-list (Versione Plus);
Altri archivi utilizzati dall'anagrafica, come stati giuridici, postalizzazioni, titoli dei referenti, tipi di documento di identità e comuni.

Nei paragrafi seguenti verranno descritte le configurazioni maggiormente utilizzate.

8.2 Utenti

La gestione utenti consente di creare gli account che accederanno a Protocollo Facile e di definire per ciascuno le relative autorizzazioni.

Per ogni utente è possibile configurare:

Nome e cognome;
UserID di accesso;
Password;
Settori autorizzati;
Permessi operativi;
Livello di amministrazione.

I permessi consentono di stabilire quali funzioni del programma possono essere utilizzate da ciascun operatore.

Ad esempio è possibile autorizzare o limitare:

Inserimento e modifica dei protocolli;
Eliminazione dei protocolli;
Gestione delle pratiche;
Gestione delle notifiche;
Accesso agli archivi di configurazione;
Gestione degli utenti;
Visualizzazione di dati riservati.

Gli utenti che dispongono del permesso di gestione utenti possono accedere alla relativa schermata dal menu Archivi di base → Utenti e creare nuovi utenti o modificare quelli esistenti.

Gli utenti che non dispongono di questo permesso non possono accedere alla gestione completa degli utenti e possono modificare esclusivamente la propria password.

Una corretta configurazione degli utenti e dei relativi permessi rappresenta uno degli aspetti più importanti per garantire sicurezza e riservatezza delle informazioni.

8.3 Aziende e Settori

La funzione Aziende/Settori consente di suddividere protocolli e pratiche in archivi separati.

Non esiste alcuna differenza tecnica tra aziende e settori.

La stessa funzione può essere utilizzata:

Per gestire più aziende all'interno della stessa installazione;
Per suddividere documenti e pratiche tra diversi uffici o reparti.

Ad esempio, un'organizzazione può creare settori quali:

Amministrazione;
Segreteria;
Ufficio Tecnico;
Ufficio Legale;
Commerciale.

Oppure, nel caso di gruppi societari, può creare una voce distinta per ciascuna azienda.

Associazione di protocolli e pratiche

Ogni protocollo deve essere associato ad un’azienda o settore.

Le pratiche possono invece:

essere associate ad un settore;
non essere associate ad alcun settore.

Se nel programma è presente un solo settore, l'associazione avviene automaticamente.

Se invece sono presenti più settori e l'utente è abilitato ad operare su più di uno, durante la creazione di un nuovo protocollo o di una nuova pratica il programma richiede la selezione del settore di appartenenza.

Autorizzazioni sui settori

Per ogni settore è possibile definire quali utenti sono autorizzati a gestirlo.

Gli utenti non autorizzati:

non possono visualizzare i protocolli appartenenti al settore;
non possono visualizzare le pratiche appartenenti al settore;
non possono inserire nuovi documenti associandoli al settore;
non possono modificare dati appartenenti al settore.

Questo consente di mantenere separati documenti e pratiche riservate a specifici uffici o aziende.

Numerazioni separate

È inoltre possibile scegliere se utilizzare:

una numerazione unica per tutti i settori;
una numerazione di protocollo separata per ciascun settore;
una numerazione di pratica separata per ciascun settore.

In questo modo ogni settore può mantenere una propria progressione numerica indipendente.

8.4 Tipi di corrispondenza e tipi di documento

I Tipi di corrispondenza e i Tipi di documento permettono di classificare e organizzare i protocolli.

Tipi di corrispondenza

Identificano il mezzo attraverso il quale il documento è stato ricevuto o inviato.

Alcuni esempi sono:

E-mail;
PEC;
Posta ordinaria;
Raccomandata;
Fax;
WhatsApp;
SMS.

L'elenco è completamente personalizzabile e può essere adattato alle esigenze dell'organizzazione.

Tipi di documento

Permettono invece di classificare il contenuto del documento.

Ad esempio:

Fattura;
Contratto;
Preventivo;
Offerta;
Richiesta;
Comunicazione;
Verbale.

Anche questo archivio è completamente personalizzabile.

I tipi di documento vengono utilizzati nei filtri di ricerca, nelle statistiche e nelle varie funzioni di classificazione dei protocolli.

Inoltre, durante il trascinamento di email o fatture elettroniche, Protocollo Facile può selezionare automaticamente il tipo documento più appropriato in base alle parole presenti nell'oggetto del messaggio o nei dati importati.

8.5 Categorie pratiche

Le categorie pratiche consentono di classificare le pratiche in gruppi omogenei.

Alcuni esempi di categorie possono essere:

Assistenza tecnica;
Gare d'appalto;
Contratti;
Contenziosi;
Forniture;
Marketing;
Commerciale.

Le categorie possono essere utilizzate come filtro nella schermata delle pratiche e permettono di individuare rapidamente specifiche tipologie di attività.

Una pratica può essere associata contemporaneamente anche a più categorie, quindi una stessa pratica può essere associata anche a più liste.

L'utilizzo delle categorie è facoltativo ma particolarmente consigliato quando si gestisce un numero elevato di pratiche.

9. Chat

La funzione Chat consente agli utenti di Protocollo Facile di comunicare tra loro in tempo reale senza uscire dal programma.

La chat è particolarmente utile per scambiarsi rapidamente informazioni durante la gestione di protocolli e pratiche, evitando l'utilizzo di strumenti esterni.

Nella parte sinistra della finestra è visualizzato l'elenco di tutti gli utenti del programma.

Lo stato di ciascun utente è identificato da un'icona colorata:

Verde: utente online, con Protocollo Facile aperto e pronto a ricevere i messaggi in tempo reale.
Rosso: utente offline.

È comunque possibile inviare messaggi anche agli utenti non collegati. In questo caso il messaggio verrà recapitato automaticamente al successivo avvio del programma.

Per iniziare una conversazione è sufficiente selezionare un utente dall'elenco. Nella parte destra della finestra viene visualizzato lo storico dei messaggi scambiati, mentre nella parte inferiore è possibile digitare un nuovo messaggio e inviarlo.

Per rendere la comunicazione più immediata, la chat mette a disposizione anche una serie di emoticon utilizzabili durante la conversazione.

Quando si seleziona un utente, nella parte inferiore della finestra vengono inoltre visualizzati, se presenti, il relativo indirizzo e-mail e il numero di telefono o cellulare.

Queste informazioni vengono lette automaticamente dalla scheda utente presente in Archivi di base → Utenti e consentono di contattare rapidamente il collega anche tramite altri strumenti di comunicazione.

La chat mantiene lo storico delle conversazioni, permettendo di consultare in qualsiasi momento i messaggi già scambiati con ciascun utente.

10. Opzioni e utility

La voce di menu Opzioni e utility raccoglie gli strumenti di configurazione e manutenzione di Protocollo Facile.

Le impostazioni sono organizzate in schede tematiche (Protocollo, Anagrafica, Pratiche, Notifiche, Chat, Privacy e Altro) che consentono di personalizzare il comportamento del programma in base alle proprie esigenze.

La maggior parte delle opzioni è accompagnata da un pulsante di aiuto (?) che ne descrive nel dettaglio il funzionamento.

10.1 Backup

Protocollo Facile mette a disposizione una funzione di backup per salvare i dati del programma.

È possibile eseguire separatamente:

il backup del database;
il backup dei file associati ai protocolli e alle pratiche.

È inoltre disponibile l'opzione per eseguire automaticamente il backup del database alla chiusura del programma.

Importante: il backup automatico salva esclusivamente il database. Per creare una copia completa dell'archivio è necessario eseguire periodicamente anche il backup dei file associati.

Si consiglia di conservare sempre una copia dei backup su un supporto diverso dal computer o dal server principale.

10.2 Gestione licenza

Dalla sezione Licenze è possibile:

registrare il programma;
attivare nuove licenze;
aggiornare la configurazione della licenza;
abilitare eventuali moduli aggiuntivi acquistati.

10.3 Opzioni del programma

La finestra Opzioni consente di personalizzare il funzionamento di Protocollo Facile.

Le impostazioni sono suddivise per argomento e permettono, ad esempio, di configurare:

il comportamento della protocollazione;
la gestione dei file allegati;
le etichette e il timbro sui documenti PDF;
il visualizzatore delle fatture elettroniche;
le notifiche;
la chat;
le impostazioni relative alla privacy;
numerose altre funzionalità del programma.

Molte delle caratteristiche descritte nei capitoli precedenti della guida possono essere abilitate o personalizzate proprio da questa finestra.

Per il dettaglio di ciascuna opzione è possibile fare riferimento ai pulsanti di aiuto (?) presenti accanto alle relative impostazioni.

10.4 Altre utility

La sezione Altro raccoglie alcune utility di servizio dedicate all'amministrazione del programma.

Tra le principali funzionalità sono disponibili:

Occupa numeri di protocollo, utile per riservare numeri progressivi in situazioni particolari;
Personalizzazione dei colori dell'interfaccia;
Impostazione della dimensione dei caratteri nelle liste del programma.

Nella parte inferiore della finestra sono inoltre riportati i percorsi utilizzati da Protocollo Facile per memorizzare il database e i file associati ai protocolli e alle pratiche, informazioni utili durante le operazioni di backup, migrazione o assistenza tecnica.

11. Funzionalità della versione Plus

11.1 Annullamento dei protocolli

La versione Plus di Protocollo Facile introduce la possibilità di annullare un protocollo registrato per errore, mantenendone comunque traccia nello storico.

A differenza dell'eliminazione, l'annullamento non libera il numero di protocollo assegnato. In questo modo la numerazione rimane continua, senza creare salti o incongruenze, nel rispetto delle procedure normalmente adottate nella gestione del protocollo.

Inoltre, tutte le informazioni del protocollo vengono conservate insieme alla motivazione dell'annullamento, consentendo di ricostruire in qualsiasi momento le operazioni effettuate.

Per annullare un protocollo è sufficiente selezionare la casella Annullato presente nella parte inferiore della finestra.

Dopo la conferma dell'operazione verrà visualizzata una finestra di riepilogo contenente i dati del protocollo, nella quale è possibile indicare il motivo dell'annullamento.

La motivazione costituisce parte integrante dello storico del protocollo e permette di documentare le ragioni che hanno reso necessario l'annullamento.

Una volta completata l'operazione, il protocollo verrà contrassegnato come Annullato.

I protocolli annullati rimangono consultabili nella lista dei protocolli, vengono evidenziati graficamente e non possono più essere modificati.

Nota

L'annullamento di un protocollo è un'operazione definitiva. Dopo l'annullamento il protocollo non è più modificabile e il numero assegnato rimane definitivamente occupato, garantendo la continuità della numerazione.

11.2 Titolario di classificazione

La versione Plus di Protocollo Facile consente di organizzare protocolli e pratiche mediante un titolario di classificazione personalizzabile.

Il titolario può essere strutturato su tre livelli gerarchici:

Titoli
Classi
Sottoclassi

Questa organizzazione permette di classificare i documenti secondo la struttura adottata dalla propria organizzazione, facilitandone la consultazione, la ricerca e l'archiviazione.

Per ogni titolo, classe o sottoclasse è possibile definire:

la descrizione;
un oggetto predefinito, che verrà proposto automaticamente durante la protocollazione;
il tipo di numerazione da utilizzare (numeri romani, numeri arabi oppure lettere).

È inoltre possibile personalizzare il formato del numero di protocollo, scegliendo quali elementi della classificazione includere nella numerazione e come separarli.

Ad esempio, il numero di protocollo può essere composto dal numero progressivo seguito dal titolo, dalla classe e dalla sottoclasse, secondo le esigenze organizzative dell'ente o dell'azienda.

Classificazione dei protocolli e delle pratiche

Una volta configurato il titolario, durante l'inserimento o la modifica di un protocollo o di una pratica viene visualizzata la struttura ad albero del titolario.

Per classificare il documento è sufficiente selezionare il titolo, la classe o la sottoclasse desiderata.

Se per la voce selezionata è stato definito un oggetto predefinito, questo verrà riportato automaticamente nel campo Oggetto, pur rimanendo sempre modificabile dall'utente.

Quando previsto dal formato della numerazione, il numero di protocollo include automaticamente anche gli elementi della classificazione selezionata.

Ricerca per classificazione

Il titolario può essere utilizzato anche come strumento di ricerca.

Selezionando un titolo, una classe o una sottoclasse nella struttura ad albero presente nella schermata principale, verranno visualizzati esclusivamente i protocolli appartenenti alla classificazione selezionata.

Il filtro del titolario è completamente integrato con gli altri criteri di ricerca del programma. È quindi possibile, ad esempio, visualizzare tutti i protocolli appartenenti a una determinata classe limitandoli ai soli documenti in entrata o in uscita, a uno specifico periodo, a un particolare tipo di documento oppure a qualsiasi altra combinazione di filtri disponibile.

11.3 Log delle operazioni

La versione Plus di Protocollo Facile consente di registrare un log dettagliato di tutte le operazioni effettuate dagli utenti sui protocolli.

Questa funzione è particolarmente utile per esigenze di controllo, verifica e audit, in quanto permette di ricostruire nel tempo tutte le modifiche apportate ai documenti protocollati e di identificarne l'autore.

Per attivare il log è sufficiente accedere a Opzioni e utility e abilitare la voce Abilita il log delle operazioni.

Dal momento dell'attivazione, Protocollo Facile registra automaticamente le operazioni eseguite sui protocolli da parte di tutti gli utenti del programma.

Consultazione del log

Per visualizzare il registro delle operazioni è sufficiente fare clic sul pulsante Visualizza log operazioni presente nella stessa finestra.

Si aprirà una schermata che consente di consultare tutti gli eventi registrati, con la possibilità di filtrarli per periodo e per utente.

Per ogni operazione vengono riportati:

la data e l'ora dell'evento;
l'utente che ha eseguito l'operazione;
il tipo di operazione effettuata;
il dettaglio delle modifiche apportate.

Nel dettaglio dell'operazione vengono evidenziate le informazioni interessate dalla modifica, consentendo di confrontare facilmente i dati precedenti con quelli successivi.

Log del singolo protocollo

Oltre alla consultazione del registro generale, è possibile visualizzare il log relativo a un singolo protocollo facendo clic sul pulsante Log presente nella parte inferiore della finestra Protocollo.

In questo modo è possibile ricostruire rapidamente tutta la cronologia delle operazioni effettuate esclusivamente sul documento selezionato, senza dover consultare l'intero registro generale.

Nota

Il log delle operazioni registra gli eventi a partire dal momento in cui la funzione viene attivata. Le operazioni eseguite in precedenza non vengono registrate retroattivamente.

11.4 Impronta dei documenti (SHA-1)

La versione Plus di Protocollo Facile consente di registrare l'impronta digitale (hash SHA-1) dei file associati ai protocolli.

L'impronta rappresenta un'identificazione univoca del contenuto del documento: anche una minima modifica al file genera un'impronta completamente diversa.

Per attivare questa funzionalità è necessario abilitare l'opzione Registra impronta del documento protocollato dalla finestra Opzioni e utility.

Da questo momento, ogni volta che viene associato un file a un protocollo, Protocollo Facile calcola automaticamente l'impronta SHA-1 del documento e la memorizza insieme ai dati del protocollo.

L'impronta registrata non viene più modificata, anche se successivamente il file dovesse essere sostituito o alterato.

Verifica dell'integrità del documento

Per verificare che il documento non abbia subito modifiche è sufficiente selezionare il file associato al protocollo e fare clic sul pulsante Confronta impronta.

Protocollo Facile ricalcola l'impronta del file selezionato e la confronta con quella registrata al momento della protocollazione.

Se le due impronte coincidono significa che il documento è rimasto invariato; in caso contrario il programma segnala che il file è stato modificato.

Nota

La registrazione dell'impronta SHA-1 permette di verificare l'integrità del documento nel tempo, ma non sostituisce la firma digitale. Le due funzionalità possono essere utilizzate anche congiuntamente per aumentare il livello di sicurezza e tracciabilità dei documenti.

11.5 Approvazione dei documenti

La versione Plus di Protocollo Facile consente di attivare un flusso di approvazione dei documenti protocollati.

Questa funzionalità è particolarmente utile quando i documenti devono essere verificati o autorizzati da utenti specifici prima di essere considerati definitivi.

Per attivare l'approvazione è necessario abilitare l'opzione Abilita l'approvazione del documento protocollato dalla finestra Opzioni e utility.

Una volta abilitata la funzione è necessario definire gli utenti autorizzati ad approvare i documenti.

L'impostazione si effettua dalla schermata Archivi di base → Utenti, selezionando la voce Abilitato ad approvazione per gli utenti che dovranno svolgere questa operazione.

Approvazione di un protocollo

Gli utenti abilitati possono approvare un documento semplicemente facendo clic sul pulsante Approvato presente nella schermata del protocollo.

Quando un protocollo viene approvato:

il file associato viene impostato in sola lettura;
viene ricalcolata e registrata l'impronta del documento;
gli utenti non abilitati all'approvazione non possono più modificare i dati del protocollo;
viene inviata automaticamente una notifica all'ultimo utente che ha notificato il protocollo oppure, se il protocollo non è mai stato notificato, all'utente che lo ha registrato.

Dopo l'approvazione il protocollo viene chiaramente identificato come Approvato.

Qualora fosse necessario, un utente autorizzato può rimuovere l'approvazione utilizzando il pulsante Elimina approvazione, rendendo nuovamente modificabile il protocollo secondo i permessi previsti.

11.6 Gestione avanzata delle pratiche

La versione Plus di Protocollo Facile introduce una serie di funzionalità avanzate dedicate alla gestione delle pratiche, trasformandole in un vero e proprio strumento di organizzazione dei processi aziendali (workflow).

Le funzionalità disponibili consentono di seguire l'intero ciclo di vita di una pratica, assegnarla ai vari operatori coinvolti, monitorarne l'avanzamento e organizzare le attività da svolgere.

Le principali funzionalità sono:

gestione degli stati della pratica, completamente personalizzabili;
gestione delle notifiche con priorità, data, ora e durata;
assegnazione delle pratiche agli utenti;
gestione delle attività e delle Check-list;
utilizzo delle note preimpostate e dei suggerimenti automatici;
gestione di pratiche multiple organizzate in struttura padre-figlia;
collegamento a file e cartelle esterne;
gestione dei costi delle attività.

Tutte queste funzionalità sono state descritte nel dettaglio nel Capitolo 6 – Pratiche, ai seguenti paragrafi:

6.2 Note preimpostate
6.3 Suggerimenti automatici delle note
6.6.1 Stati delle pratiche
6.6.2 Attività e Check-list
6.6.3 Pratiche multiple (padre-figlia)

Per la gestione delle notifiche e del planning fare invece riferimento al Capitolo 7 – Notifiche e Planning, dove viene illustrato il funzionamento completo del sistema di assegnazione delle attività e delle scadenze.

11.9 Firma digitale e marca temporale

Protocollo Facile consente di avviare direttamente il software di firma digitale per firmare o apporre una marca temporale ai documenti associati ai protocolli.

Per utilizzare questa funzionalità è necessario configurare il software di firma dalle Opzioni del programma, specificando:

Percorso eseguibile, ossia il programma da avviare (ad esempio Dike, Aruba Sign o un altro software di firma digitale);
Parametri aggiuntivi, opzionali, da passare all'applicazione al momento dell'avvio;
Copia negli appunti, una stringa che Protocollo Facile copierà automaticamente negli Appunti di Windows prima di avviare il programma esterno. Questa funzione è utile, ad esempio, per avere già disponibile il PIN della smart card, una passphrase o un altro codice da incollare rapidamente nel software di firma.

Una volta completata la configurazione, è sufficiente selezionare il documento associato al protocollo e fare clic sul pulsante Firma digitale.

Protocollo Facile avvierà automaticamente il programma configurato passando come parametro il documento selezionato, consentendo di procedere immediatamente con la firma digitale o con l'apposizione della marca temporale.

Nota
Protocollo Facile non esegue direttamente la firma del documento, ma avvia il software di firma configurato. Tutte le operazioni di firma e marcatura temporale vengono quindi eseguite dal programma esterno scelto dall'utente.

11.10 Privacy

La versione Plus di Protocollo Facile consente di attivare una serie di misure di sicurezza avanzate per rendere il programma conforme ai requisiti previsti dal Regolamento Europeo GDPR (UE 679/2016).

L'attivazione si effettua dalla scheda Privacy della finestra Opzioni selezionando la voce Abilita misure di sicurezza per la privacy.

Una volta abilitata questa funzione vengono applicate automaticamente le seguenti regole di sicurezza:

tutte le operazioni effettuate dagli utenti vengono registrate nel Log operazioni;
l'utente Administrator diventa un utente riservato esclusivamente alle operazioni amministrative;
non è possibile creare altri utenti amministratori oltre ad Administrator;
l'utente Administrator non può essere eliminato né modificato;
le password devono rispettare criteri di complessità:

almeno 8 caratteri;
almeno una lettera minuscola;
almeno una lettera maiuscola;
almeno un numero;
almeno un carattere speciale;

le password hanno una scadenza di 60 giorni e devono essere sostituite;
una password scaduta non può essere riutilizzata;
dopo aver modificato la password è necessario attendere almeno 24 ore prima di poterla cambiare nuovamente;
una password già utilizzata non può essere riutilizzata per i successivi 6 mesi.

L'abilitazione di queste misure aumenta significativamente il livello di sicurezza dell'applicazione ed è consigliata negli ambienti in cui è necessario rispettare procedure interne o requisiti normativi in materia di protezione dei dati personali.

11.11 Altre funzionalità della versione Plus

Oltre alle funzionalità descritte nei paragrafi precedenti, la versione Plus di Protocollo Facile mette a disposizione numerose altre opzioni che permettono di personalizzare ulteriormente il programma e di adattarlo a specifiche esigenze organizzative.

Occupazione dei numeri di protocollo

È possibile riservare uno o più numeri di protocollo da completare successivamente.

L'occupazione può essere effettuata direttamente dalla schermata Protocollo per un singolo numero oppure in modalità massiva per riservare contemporaneamente più numeri consecutivi. Questa funzione è utile, ad esempio, per recuperare protocolli registrati su altri supporti o per gestire situazioni straordinarie senza interrompere la numerazione progressiva.

Timbro automatico sui file PDF

È possibile configurare Protocollo Facile affinché apponga automaticamente un timbro sui documenti PDF associati ai protocolli.

Il formato del timbro è completamente personalizzabile e può contenere informazioni come numero di protocollo, data, tipo di protocollo, azienda o settore e altri campi della registrazione.

Rinomina automatica dei file protocollati

Il programma può rinominare automaticamente i file associati ai protocolli utilizzando un formato completamente personalizzabile.

È possibile scegliere se rinominare tutti i documenti oppure esclusivamente i file PDF.

Data di protocollo non modificabile

È possibile impedire la modifica della data di protocollo dopo la registrazione.

Quando questa opzione è attiva, insieme alla data viene memorizzata e visualizzata anche l'ora esatta di registrazione del protocollo.

Distinta di protocollo

La versione Plus consente di stampare la distinta di protocollo, un elenco dei protocolli registrati disposto in formato orizzontale con uno spazio dedicato, per ciascuna registrazione, all'apposizione di timbro e firma.

Questa stampa è particolarmente utile nelle organizzazioni che prevedono procedure di controllo o validazione cartacea.

Notifiche "per competenza"

Nelle notifiche dei protocolli è possibile indicare uno degli utenti destinatari come responsabile principale del documento.

In questo modo è sempre immediatamente identificabile l'utente competente per la gestione della pratica o del documento notificato.

Collegamenti a file e cartelle nelle pratiche

Oltre ai normali allegati, le pratiche possono contenere collegamenti a file o intere cartelle presenti sul computer o sulla rete aziendale.

Questa funzionalità consente di mantenere la struttura documentale già esistente senza dover copiare i file all'interno dell'archivio di Protocollo Facile.

Notifiche avanzate

La versione Plus introduce funzionalità avanzate per la gestione delle notifiche, tra cui:

messaggi personalizzati;
priorità;
durata delle notifiche;
notifiche cicliche e ricorrenti;
gestione e modifica direttamente dal Planning.

Per l'utilizzo di queste funzionalità si rimanda al Capitolo 7 – Notifiche e Planning.

Numero pratica modificabile

È possibile consentire la modifica manuale del numero identificativo delle pratiche.

Questa funzione è utile, ad esempio, durante migrazioni da altri software o per mantenere una numerazione già esistente.

Personalizzazione dell'inizio dell'anno di protocollo

La versione Plus permette di impostare un giorno e un mese personalizzati come inizio dell'anno di protocollo, invece del tradizionale 1° gennaio.

Questa impostazione può essere definita esclusivamente prima dell'inserimento del primo protocollo nel programma ed è particolarmente utile per le organizzazioni che adottano un anno amministrativo diverso da quello solare.

12. Moduli aggiuntivi

Protocollo Facile può essere esteso con una serie di moduli aggiuntivi che permettono di ampliare le funzionalità del programma in base alle esigenze della propria organizzazione.

I moduli aggiuntivi sono completamente integrati con il programma e, una volta attivati, rendono disponibili nuove funzioni senza modificare le modalità operative già descritte nei capitoli precedenti.

I moduli attualmente disponibili sono:

Prima Nota, per la gestione dei movimenti di cassa e banca;
Gestione Password, per l'archiviazione sicura di credenziali e dati riservati;
Notifiche via e-mail e su Google Calendar, per ricevere le notifiche delle pratiche anche tramite posta elettronica e sincronizzarle con il proprio calendario Google;
Interfaccia web di consultazione, per consultare i protocolli tramite browser da qualsiasi dispositivo.

Nei paragrafi seguenti vengono illustrate le caratteristiche principali di ciascun modulo.

12.1 Prima Nota

Il modulo aggiuntivo Prima Nota consente di registrare e consultare i movimenti di cassa e banca direttamente all'interno di Protocollo Facile.

Questa funzionalità è particolarmente utile per le organizzazioni che desiderano tenere traccia delle entrate e delle uscite senza utilizzare un software dedicato alla contabilità.

La gestione è organizzata secondo il classico schema della prima nota contabile, nel quale ogni movimento viene registrato indicando la data, la causale, il conto interessato, l'importo e l'eventuale descrizione.

Causali e conti

Prima di iniziare la registrazione dei movimenti è possibile configurare l'elenco delle causali e dei conti utilizzati dall'organizzazione.

Le causali permettono di classificare il tipo di movimento, mentre i conti identificano il conto di cassa o bancario sul quale viene registrata l'operazione.

Entrambi gli archivi sono completamente personalizzabili.

Registrazione dei movimenti

Per inserire un nuovo movimento è sufficiente fare clic sul pulsante Nuovo, compilare i dati richiesti e salvare la registrazione.

Per ogni movimento è possibile indicare:

Data dell'operazione;
Causale;
Conto;
Entrata o uscita;
Importo;
Descrizione.

Le registrazioni vengono riportate automaticamente nell'elenco dei movimenti e possono essere ricercate o filtrate per periodo, causale o conto.

Consultazione e ricerca

La schermata della Prima Nota consente di consultare rapidamente tutti i movimenti registrati.

È possibile effettuare ricerche per:

periodo;
causale;
conto;
descrizione.

L'elenco dei movimenti può inoltre essere ordinato e stampato per agevolare la consultazione e i controlli amministrativi.

Esportazione dei movimenti

L'elenco dei movimenti di Prima Nota può essere esportato per successive elaborazioni o per la condivisione dei dati.

È possibile esportare i movimenti nei seguenti formati:

HTML;
Microsoft Excel;
CSV (valori separati da punto e virgola).

L'esportazione può essere effettuata applicando preventivamente i filtri desiderati, ad esempio limitando l'elenco ad uno specifico periodo o ad un determinato conto.

Integrazione con le pratiche

Il modulo Prima Nota è completamente integrato con la gestione delle pratiche di Protocollo Facile.

Una pratica può essere contrassegnata come Centro di costo e utilizzata per associare ad essa i movimenti di Prima Nota.

Durante l'inserimento o la modifica di un movimento è infatti possibile selezionare la pratica desiderata nel campo Centro di costo.

Tutti i movimenti collegati alla pratica verranno automaticamente riepilogati nel dettaglio della pratica stessa, dove sarà possibile consultare il saldo complessivo del centro di costo.

Questa funzione risulta particolarmente utile per monitorare i costi e i ricavi relativi ad una specifica commessa, cantiere, contratto, assistenza o ad ogni altra attività gestita tramite le pratiche.

12.2 Gestione Password

Il modulo aggiuntivo Gestione Password consente di archiviare in modo sicuro le credenziali di accesso ai servizi utilizzati quotidianamente dall'organizzazione.

Può essere utilizzato per memorizzare, ad esempio:

credenziali di accesso a caselle e-mail;
account PEC;
servizi di home banking;
pannelli di amministrazione di siti web;
portali della Pubblica Amministrazione;
servizi cloud;
qualsiasi altro account che richieda username e password.

Per ogni account è possibile memorizzare:

una descrizione;
lo UserID;
la password;
il collegamento al sito web di riferimento;
la data di scadenza della password;
la pratica di riferimento.

Il collegamento al sito web può essere aperto direttamente dalla schermata di gestione, consentendo di accedere rapidamente al servizio desiderato.

Scadenza delle password

Per agevolare il rispetto delle politiche di sicurezza aziendali è possibile registrare la data di scadenza di ogni password.

Grazie agli appositi filtri è possibile individuare rapidamente le password già scadute.

Questa funzione risulta particolarmente utile negli ambienti in cui le password devono essere aggiornate periodicamente.

Sicurezza dei dati

Per garantire un elevato livello di sicurezza, tutte le password vengono memorizzate nel database in forma crittografata.

In questo modo, anche in caso di accesso non autorizzato al database, le password non risultano leggibili in chiaro.

Integrazione con le pratiche

Il modulo Gestione Password è completamente integrato con la gestione delle pratiche.

È possibile associare una o più password ad una pratica, rendendole immediatamente disponibili durante la consultazione del fascicolo.

Questa funzione è particolarmente utile, ad esempio, per:

pratiche di assistenza tecnica;
gestione di siti web;
manutenzione di server;
contratti di hosting;
gestione di servizi cloud;
qualsiasi attività nella quale sia necessario conservare le credenziali di accesso insieme alla relativa documentazione.

Condivisione delle password

Quando Protocollo Facile viene utilizzato da più operatori, è possibile stabilire per ogni password quali utenti sono autorizzati a visualizzarla.

In questo modo è possibile condividere soltanto le credenziali realmente necessarie, mantenendo riservate tutte le altre.

La gestione dei permessi consente di utilizzare il modulo anche in organizzazioni nelle quali più persone collaborano sugli stessi progetti, garantendo al tempo stesso un elevato livello di sicurezza nella gestione delle informazioni riservate.

12.3 Notifiche via e-mail e su Google Calendar

Il modulo aggiuntivo Notifiche via e-mail e su Google Calendar estende la gestione delle notifiche delle pratiche, consentendo di recapitarle anche tramite posta elettronica e di sincronizzarle con il proprio calendario Google.

Il modulo si applica esclusivamente alle notifiche delle pratiche e non alle notifiche dei protocolli.

L'invio tramite e-mail e la sincronizzazione con Google Calendar sono completamente opzionali: per ogni notifica è possibile decidere se abilitarli o meno.

Notifiche via e-mail

Durante la creazione o la modifica di una notifica è possibile attivare l'opzione Notifica via e-mail.

Quando questa opzione è selezionata, il destinatario riceverà automaticamente una e-mail contenente tutte le informazioni principali relative alla notifica.

Il messaggio comprende:

la descrizione della notifica;
l'eventuale messaggio inserito;
lo storico della pratica;
i principali dati del contatto associato alla pratica.

L'invio avviene automaticamente secondo la tipologia della notifica:

le notifiche con data e ora vengono inviate 5 minuti prima dell'orario previsto;
le notifiche giornaliere vengono inviate all'inizio della giornata;
le notifiche senza data vengono inviate immediatamente.

Affinché le notifiche possano essere recapitate è necessario che Protocollo Facile sia in esecuzione su almeno una postazione della rete.

Per ricevere le notifiche via e-mail, l'utente deve avere un indirizzo e-mail configurato nella propria scheda utente.

Notifiche su Google Calendar

Il modulo permette inoltre di sincronizzare le notifiche delle pratiche con Google Calendar.

Anche in questo caso la sincronizzazione è facoltativa e viene effettuata esclusivamente per le notifiche nelle quali è selezionata l'opzione Notifica su Google Calendar.

Prima di utilizzare questa funzione ogni utente deve autorizzare Protocollo Facile ad accedere al proprio account Google.

Per avviare la procedura di autorizzazione è sufficiente accedere al menu Opzioni e utility e fare clic sul pulsante Login Google Calendar.

Si aprirà la procedura di autenticazione di Google, tramite la quale l'utente potrà accedere al proprio account e concedere a Protocollo Facile l'autorizzazione ad utilizzare Google Calendar.

L'autorizzazione viene effettuata tramite il sistema OAuth di Google, che garantisce un accesso sicuro senza che il programma memorizzi la password dell'account.

Una volta completata l'autorizzazione, il pulsante Login Google Calendar verrà sostituito dal pulsante Logout, che consente in qualsiasi momento di revocare l'autorizzazione dell'account.

Una volta completata l'autorizzazione, le notifiche contrassegnate con Notifica su Google Calendar verranno automaticamente sincronizzate con il calendario personale dell'utente.

Eventuali modifiche apportate alla notifica all'interno di Protocollo Facile, come variazioni di data, ora, durata o descrizione, verranno aggiornate automaticamente anche su Google Calendar.

Gestione selettiva delle notifiche

Le opzioni Notifica via e-mail e Notifica su Google Calendar sono indipendenti tra loro.

Per ogni notifica è quindi possibile scegliere se:

non inviare alcuna comunicazione esterna;
inviare soltanto l'e-mail;
sincronizzare soltanto Google Calendar;
utilizzare contemporaneamente entrambe le modalità.

Questa flessibilità consente di adattare la gestione delle notifiche alle esigenze operative di ciascuna pratica, evitando l'invio di comunicazioni non necessarie.

12.4 Interfaccia web di consultazione

Il modulo aggiuntivo Interfaccia web di consultazione consente di consultare i protocolli registrati in Protocollo Facile direttamente da un browser web, senza la necessità di installare il programma sul dispositivo utilizzato.

L'accesso può avvenire da qualsiasi computer, tablet o smartphone dotato di un normale browser Internet, rendendo la consultazione dei protocolli disponibile anche fuori dall'ufficio.

Accesso all'interfaccia

L'interfaccia web può essere utilizzata sia dagli utenti di Protocollo Facile sia dai contatti presenti nell'Anagrafica, ciascuno utilizzando le proprie credenziali di accesso.

Gli utenti del programma effettuano l'accesso con lo stesso nome utente e la stessa password utilizzati per entrare in Protocollo Facile.

I contatti, invece, possono accedere solamente se abilitati dall'amministratore.

Consultazione dei protocolli

Una volta effettuato l'accesso viene visualizzato l'elenco dei protocolli consultabili dall'utente.

Per ogni protocollo è possibile visualizzare le principali informazioni registrate, come ad esempio:

numero di protocollo;
data di registrazione;
oggetto;
mittente o destinatario;
tipo di documento;
eventuali altri dati registrati.

Aprendo un protocollo è inoltre possibile consultare tutti i file allegati e scaricarli direttamente sul proprio dispositivo.

Permessi di accesso

L'interfaccia web rispetta integralmente i permessi configurati all'interno di Protocollo Facile.

Gli utenti del programma visualizzano esclusivamente i protocolli ai quali sono autorizzati ad accedere, applicando le stesse limitazioni previste nella versione desktop, ad esempio:

accesso limitato a determinati settori o aziende;
visualizzazione dei soli protocolli registrati dall'utente;
qualsiasi altra restrizione configurata nella gestione degli utenti.

In questo modo la consultazione via web mantiene lo stesso livello di sicurezza del programma installato.

Accesso dei contatti

Quando ad accedere è un contatto presente nell'Anagrafica, la consultazione è ulteriormente limitata.

Il contatto può infatti visualizzare esclusivamente i protocolli nei quali risulta registrato come mittente oppure come destinatario.

Non è quindi possibile consultare protocolli riferiti ad altri contatti o documenti interni dell'organizzazione.

Questa modalità risulta particolarmente utile per consentire a clienti, fornitori, professionisti o cittadini di consultare in autonomia la documentazione che li riguarda, senza dover richiedere l'invio dei documenti all'ufficio competente.

Vantaggi dell'interfaccia web

L'interfaccia web rappresenta un modo semplice e sicuro per mettere a disposizione la consultazione dei protocolli anche all'esterno dell'ufficio, mantenendo centralizzato l'archivio documentale e rispettando le autorizzazioni già configurate in Protocollo Facile.

Può essere utilizzata da qualsiasi dispositivo dotato di browser, senza installazioni aggiuntive e senza duplicare i documenti archiviati nel programma.

Guida Utente Protocollo Facile www.protocollofacile.com - Pianeta Software Pag. di