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Protocollo Facile versione FULL
La versione FULL è la versione avanzata di Protocollo Facile che, oltre alle funzioni base di gestione del protocollo della corrispondenza, contiene anche molte funzionalità aggiuntive.
E' utile quindi per chi non si accontenta della semplice gestione della corrispondenza (come la versione Light), ma vuole un potente strumento di gestione di molte attività quotidiane aziendali.
Funzioni base di gestione protocollo
Protocollo Facile permette in modo semplice e veloce di gestire i documenti e la corrispondenza della vostra azienda con la relativa riproduzione (scansione) in formato digitale.
Per ogni documento il programma assegna automaticamente un numero di protocollo progressivo ed è possibile memorizzare le seguenti informazioni:
- Data protocollo
- Tipo di corrispondenza (Fax, E-mail, Posta semplice, Raccomandata A/R, etc...)
- Tipo di documento (es. fattura, comunicazione, curriculum, etc..; la lista dei tipi è personalizzabile!)
- Entrata/uscita per poter protocollare sia la corrispondenza in entrata che la corrispondenza in uscita
- Oggetto
- Data documento
- Mittente/Destinatario (un mittente o destinatario, una volta inserito nell'anagrafica, potrà essere richiamato facilmente iniziando a digitarne il cognome o la ragione sociale, rendendo così velocissima la compilazione della scheda).
- Note (descrizione libera per informazioni aggiuntive su cui poter poi effettuare una ricerca)
Per ogni documento protocollato è possibile inoltre associare un numero illimitato di file, per i documenti già in formato digitale, o scansioni se si tratta di un documento cartaceo.
La scansione viene effettuata direttamente dall'interno del programma con un'apposita utility che si interfaccia con la quasi totalità degli scanner sul mercato.
Funzioni avanzate della Full
- La gestione multiazienda e multisettore per gestire il protocollo di più aziende diverse o raggruppare i documenti per unità organizzative dell'azienda, potendo anche specificare quali utenti del programma possono vedere/gestire i documenti di quale azienda/settore.
- La gestione delle pratiche per poter raggruppare più documenti che fanno parte dello stessa pratica e tenere traccia dello svolgimento della stessa.
- La possibilità di definire dei destinatari o dei mittenti multipli per un protocollo.
- La possibilità di inviare i documenti allegati via e-mail direttamente dall’interno del programma.
- La possibilità di personalizzare le etichette dei protocolli e delle pratiche e di inserire anche un codice a barre per utilizzare il programma in abbinamento ad un lettore.
- La possibilità di simulare un timbro con numero e data di protocollo da applicare sui documenti scansionati
- Tutta una serie di stampe ed esportazioni in html tra cui: lista di protocolli selezionata, ricevuta personalizzabile per i protocolli in ingresso, lista e dettaglio pratiche, lista e dettaglio contatti, stampa indirizzo contatti su etichetta o direttamente su busta, etc..
- La creazione di modelli di documenti dinamici in modo da far precompilare automaticamente al programma i documenti da produrre, partendo da modelli in Word (vedi guida)
- La gestione delle notifiche dei protocolli e delle pratiche ad altri utenti del programma in modo da poter smistare i documenti in azienda a seconda della competenza, creare uno scadenzario per le pratiche (con l'autonotifica) e smistare il lavoro tra i vari operatori.
- Protocollo di un'email e compilazione automatica dei campi con una semplice operazione di trascinamento (drag and drop) da un programma di gestione di posta.
- Protocollo di una fattura elettronica e compilazione automatica dei campi con una semplice operazione di trascinamento (drag and drop).
- Scansione multipla: possibilità di scansionare più fogli in un unico passaggio con scanner dotati del dispositivo di alimentazione automatica dei fogli e creazione pdf.
- Possibilità di impostare il costo di un singolo protocollo e calcolare somma, media e valore minimo e massimo di una qualsiasi selezione di protocolli.
- Generazione e stampa del registro giornaliero di protocollo
- Chat interna fra gli utenti del programma
- Invio di SMS ad un contatto o ad una lista (è necessario acquistare a parte un pacchetto di messaggi)
- Possibilità di esportare una lista di protocolli selezionati tramite una ricerca con i relativi file allegati e un indice in html navigabile.
- Plannig per visualizzare le scadenze, le attività da svolgere e gli appuntamenti su un calendario.
