| Versione LIGHT | Versione FULL | Versione PLUS |
Protocollo Facile versione PLUS
La versione PLUS è la versione più completa di Protocollo Facile che, oltre alle funzioni base di gestione del protocollo della corrispondenza, oltre alle funzionalità aggiuntive della versione FULL, contiene anche funzionalità avanzate utili soprattutto per grandi aziende e studi professionali.
Funzioni base di gestione protocollo
Protocollo Facile permette in modo semplice e veloce di gestire i documenti e la corrispondenza della vostra azienda con la relativa riproduzione (scansione) in formato digitale.
Per ogni documento il programma assegna automaticamente un numero di protocollo progressivo ed è possibile memorizzare le seguenti informazioni:
- Data protocollo
- Tipo di corrispondenza (Fax, E-mail, Posta semplice, Raccomandata A/R, etc...)
- Tipo di documento (es. fattura, comunicazione, curriculum, etc..; la lista dei tipi è personalizzabile!)
- Entrata/uscita per poter protocollare sia la corrispondenza in entrata che la corrispondenza in uscita
- Oggetto
- Data documento
- Mittente/Destinatario (un mittente o destinatario, una volta inserito nell'anagrafica, potrà essere richiamato facilmente iniziando a digitarne il cognome o la ragione sociale, rendendo così velocissima la compilazione della scheda).
- Note (descrizione libera per informazioni aggiuntive su cui poter poi effettuare una ricerca)
Per ogni documento protocollato è possibile inoltre associare un numero illimitato di file, per i documenti già in formato digitale, o scansioni se si tratta di un documento cartaceo.
La scansione viene effettuata direttamente dall'interno del programma con un'apposita utility che si interfaccia con la quasi totalità degli scanner sul mercato.
Funzioni aggiuntive della Full
- La gestione multiazienda e multisettore per gestire il protocollo di più aziende diverse o raggruppare i documenti per unità organizzative dell'azienda, potendo anche specificare quali utenti del programma possono vedere/gestire i documenti di quale azienda/settore.
- La gestione delle pratiche per poter raggruppare più documenti che fanno parte dello stessa pratica e tenere traccia dello svolgimento della stessa.
- La possibilità di definire dei destinatari o dei mittenti multipli per un protocollo.
- La possibilità di inviare i documenti allegati via e-mail direttamente dall’interno del programma.
- La possibilità di personalizzare le etichette dei protocolli e delle pratiche e di inserire anche un codice a barre per utilizzare il programma in abbinamento ad un lettore.
- La possibilità di simulare un timbro con numero e data di protocollo da applicare sui documenti scansionati
- Tutta una serie di stampe ed esportazioni in html tra cui: lista di protocolli selezionata, ricevuta personalizzabile per i protocolli in ingresso, lista e dettaglio pratiche, lista e dettaglio contatti, stampa indirizzo contatti su etichetta o direttamente su busta, etc..
- La creazione di modelli di documenti dinamici in modo da far precompilare automaticamente al programma i documenti da produrre, partendo da modelli in Word (vedi guida)
- La gestione delle notifiche dei protocolli e delle pratiche ad altri utenti del programma in modo da poter smistare i documenti in azienda a seconda della competenza, creare uno scadenzario per le pratiche (con l'autonotifica) e smistare il lavoro tra i vari operatori.
- Protocollo di un'email e compilazione automatica dei campi con una semplice operazione di trascinamento (drag and drop) da un programma di gestione di posta.
- Protocollo di una fattura elettronica e compilazione automatica dei campi con una semplice operazione di trascinamento (drag and drop).
- Scansione multipla: possibilità di scansionare più fogli in un unico passaggio con scanner dotati del dispositivo di alimentazione automatica dei fogli e creazione pdf.
- Possibilità di impostare il costo di un singolo protocollo e calcolare somma, media e valore minimo e massimo di una qualsiasi selezione di protocolli.
- Generazione e stampa del registro giornaliero di protocollo
- Chat interna fra gli utenti del programma
- Invio di SMS ad un contatto o ad una lista (è necessario acquistare a parte un pacchetto di messaggi)
- Possibilità di esportare una lista di protocolli selezionati tramite una ricerca con i relativi file allegati e un indice in html navigabile.
- Plannig per visualizzare le scadenze, le attività da svolgere e gli appuntamenti su un calendario.
Funzioni avanzate della versione PLUS
- Titolario di classificazione. Si può creare un titolario di classificazione strutturato ad albero fino a tre livelli suddiviso in titoli, classi e sottoclassi per classificare i protocolli.
- Possibilità di far generare dal programma un numero di protocollo alfanumerico completamente personalizzabile nei campi inseribili e nei relativi separatori.
- Possibilità di abilitare il Log di tutte le operazioni effettuate dagli utenti del programma sui protocolli.
- Annullamento del protocollo: è possibile annullare un protocollo specificando il motivo
- Firma digitale e applicazione di una marca temporale sui documenti, direttamente dall'interno di Protocollo Facile grazie all'interfacciamento con il software Dike della Infocert.
- Impronta SHA1: possibilità di abilitare la registrazione dell'impronta SHA1 del file associato al protocollo.
- Approvazione documento: processo per l'approvazione di un documento da parte degli utenti abilitati.
- Gestione avanzata pratiche: con possibilità di gestire gli stati delle pratiche e scadenze multiple e creazione di note preimpostate per velocizzare la lavorazione delle pratiche. E' possibile inoltre associare ad una pratica una serie di attività e tenere traccia dello stato di ognuna (fatta, non necessaria, da fare). Gestire pratiche e sottopratiche innnestate ad albero con infiti livelli.
- Possibilità di impostare anche la durata di una notifica e gestire le notifiche direttamente dal planning.
