Archivio documenti con Protocollo Facile
L'archivio documenti è molto semplice con il programma Protocollo Facile!
Per ogni documento è possibile registrare una serie di informazioni che permettono di trovare ogni
documento con pochi click.
Con il programma Protocollo Facile è possibile gestire l'archivio documenti in maniera semplice e rapida.
Possiamo precisare se si tratta di un documento in ingresso (ossia un documento che ci ha inviato qualcuno) oppure se si tratta di un documento in uscita (nel caso in cui siamo noi ad aver prodotto ed inviato tale documento a qualcun altro)
Ogni documento può essere classificato per tipo documento (es. fattura, preventivo, ordine, comunicazione, bolletta, contratto etc.etc.) La lista dei tipi di documento è ovviamente personalizzabile.
E' possibile specificare il tipo di corrispondenza, ossia il modo con cui questo documento è giunto a noi nel caso di documenti in entrata o il mezzo attraverso cui lo abbiamo spedito in caso di documenti in uscita (Es. posta ordinaria, raccomandata A/R, email, fax, consegna brevi mano, corriere, etc..)
La data del documento è selezionabile tramite con un comodo calendario.
L'oggetto descrittivo del documento ci permette di effettuare ricerche testuali anche attraverso le parole contenute in esso (ad esempio se inseriamo l'oggetto "fattura acquisto computer" troveremo il documento cercando semplicemente la parola "computer")
Il mittente del documento, nel caso di documento in ingresso, o il destinatario nel caso di documento in uscita, può essere selezionato facilmente da un archivio personalizzabile dei nostri contatti.
Questo rende molto veloce la fase di registrazione di un documento ed in più ci permette di avere una comoda rubrica di tutti i nostri contatti, contenente una serie di dati come l'indirizzo, i recapiti telefonici ed email, fax, PEC, sito web, partita iva, codice fiscale, IBAN e un numero potenzialmente illimitato di referenti nel caso di aziende.
Per aggiungere annotazioni sul documento che stiamo memorizzando nel nostro archivio documenti, abbiamo sempre a disposizione il campo Note che non ha nessun limite sulla lunghezza delle informazioni memorizzabili e permette di effettuare ricerche testuali anche parziali come nel caso dell'oggetto.
Oltre a tutte le informazioni descrittive Protocollo Facile consente di associare il documento vero e proprio
- in caso di documenti già in formato elettronico, si può allegare il file, di qualsiasi tipo esso sia (Es. pdf, email, Word, Excell, immagine, etc..)
- in caso di documenti cartacei il programma si collega a qualunque modello di scanner e genera automaticamente il file pdf.
l'archivio documenti con Protocollo Facile
Scarica la versione freeware di Protocollo Facile e prova il programma
per l'archivio documenti in pochi click.
