Gestione documentale con Protocollo Facile
La gestione documentale è semplicissima con il programma Protocollo Facile!
Per ogni documento è possibile memorizzare una serie di informazioni che ti permettono poi di
trovare ogni documento con pochi click.
Possiamo specificare se si tratta di un documento in ingresso (ossia un documento che ci ha inviato qualcuno) oppure se si tratta di un documento in uscita (nel caso in cui siamo noi ad aver prodotto ed inviato tale documento a qualcun altro)
Ogni documento può essere classificato per tipo documento (es. fattura, preventivo, ordine, comunicazione, bolletta, contratto etc.etc.) La lista dei tipi di documento è ovviamente personalizzabile.
E' possibile specificare il tipo di corrispondenza, ossia il modo con cui questo documento è giunto a noi nel caso di documenti in entrata o il mezzo attraverso cui lo abbiamo spedito in caso di documenti in uscita (Es. posta ordinaria, raccomandata A/R, email, fax, consegna brevi mano, coriere, etc..)
La selezione della data del documento è selezionabile con un comodo calendario.
L'oggetto descrittivo del documento permetterà poi di effettuare ricerche testuali anche con parole contenute in esso (ad esempio se inseriamo l'oggetto "fattura acquisto computer" troveremo il documento cercando semplicemente la parola "computer")
Il mittente del documento, nel caso di documento in ingresso, o il destinatario nel caso di documento in uscita, può essere selezionato facilmente da un archivio personalizzabile dei nostri contatti.
Questo velocizza enormemente la fase di registrazione di un documento ed in più ci permette di avere una comoda rubrica di tutti i nostri contatti, contenente tutta una serie di dati come l'indirizzo, i recapiti telefonici ed email, fax, PEC, sito web, partita iva, codice fiscale, IBAN e un numero potenzialmente illimitato di referenti nel caso di aziende.
Se vogliamo inserire qualche annotazione aggiuntiva sul documento che stiamo memorizzando abbiamo sempre a disposizione il campo Note che non ha limite alcuno sulla lunghezza delle informazioni memorizzabili e permette poi di effettuare ricerche testuali anche parziali come nel caso dell'oggetto.
Oltre a tutte le informazioni descrittive Protocollo Facile consente di associare il documento vero e proprio
- in caso di documenti già in formato elettronico, si può allegare il file, di qualsiasi tipo esso sia (Es. pdf, email, Word, Excell, immagine, etc..)
- in caso di documenti cartacei il programma si collega a qualunque modello di scanner e crea automaticamente il file pdf.
la gestione documentale con Protocollo Facile
Scarica la versione freeware di Protocollo Facile e prova il programma
per la gestione documentale in pochi click.
