Gestire corrispondenza
Vuoi risparmiare tempo e denaro e migliorare efficacemente
la gestione della corrispondenza e dei documenti?
Protocollo Facile è il programma che stai cercando!
Protocollo Facile è il programma ideale per la gestione della corrispondenza e di tutta la documentazione aziendale, oltre che delle pratiche, dei contatti e delle scadenze.
Per ogni documento è possibile memorizzare una serie di informazioni che permettono di trovare ogni documento con pochi click tramite i parametri con cui esso è definito (ad esempio mittente/destinatario, oggetto, data di protocollo, data documento, tipologia di corrispondenza, tipo di documento, entrata/uscita e naturalmente per numero di protocollo).
Ad ogni documento è possibile associare uno o più file.
In caso di documenti già in formato elettronico, si può allegare il file, di qualsiasi tipo esso sia (Es. pdf, email, Word, Excell, immagine, etc..)
In caso di documenti cartacei il programma si collega a qualunque modello di scanner e crea automaticamente il file pdf.
Il programma Protocollo Facile permette in modo semplice, veloce ed efficiente di gestire la corrispondenza e i documenti della vostra azienda.
Le funzionalità principali
Accesso al programma multiutente e protetto da password
E' possibile utilizzare il programma in condivisione anche da più postazioni diverse all'interno della stessa rete LAN , inoltre per ogni singolo utente è possibile impostare una serie di permessi su ciò che può e non può fare.
Ad esempio è possibile avere utenti che accedono al programma in sola consultazione.
Anagrafica mittenti/destinatari
Oltre ai dati anagrafici è possibile inserire anche informazioni aggiuntive come telefoni, fax, e-mail e note, una lista di referenti, dati fiscali e bancari. Grazie a questa funzionalità il programma diventa anche una semplice, ma efficace gestione delle anagrafiche dei vostri contatti.
Gestione pratiche
Con Protocollo Facile si hanno sotto controllo in un'unica schermata tutte le informazioni associate ad una pratica:
- Data di apertura, descrizione ed eventuale data di chiusura.
- Contatto di riferimento con il riepilogo dei dati anagrafici principali e i dati di contatto.
- Storico pratica con la lista di tutte le attività e le note inserite nel tempo dai vari utenti del programma (chi, quando, ha scritto cosa)
- Box con file e scansioni associate alla pratica, organizzabile anche in cartelle e sottocartelle
- Lista dei documenti protocollati in entrata e in uscita associati alla pratica.
- Totale calcolato degli importi associati ai documenti della pratica
Gestione Aziende/Settori
Possibilità di suddividere i protocolli per diverse aziende o per settori diversi della stessa azienda utilizzando anche numerazioni di protocollo indipendenti.
Gestione protocollo corrispondenza e documenti
Per ogni documento viene automaticamente generato un numero di protocollo progressivo ed è possibile memorizzare le seguenti informazioni:
- Data protocollo
- Tipo di corrispondenza (Fax, E-mail, Posta semplice, Raccomandata A/R, ecc...)
- Tipo di documento (la lista dei tipi è personalizzabile!)
- Entrata/uscita per poter protocollare sia la corrispondenza in entrata che la corrispondenza in uscita
- Oggetto
- Mittente/Destinatario (un mittente o destinatario, una volta inserito nell'anagrafica, potrà essere richiamato facilmente iniziando a digitarne il cognome o la ragione sociale, rendendo così velocissima la compilazione della scheda)
- Eventuali note
- File associati: è possibile per ogni documento associare un numero infinito di file (utile nel caso di e-mail o documenti in formato digitale). E' altresì possibile associare la scansione di un documento cartaceo per poterlo poi facilmente ritrovare, visualizzare ed eventualmente ristampare.
Scadenze
Ogni documento protocollato ed ogni pratica possono essere notificati a se stessi o ad un altro utente del programma con la possibilità di specificare una data, un'ora di avviso e una priorità dell'avviso stesso.
Questo permette di creare un potente scadenzario per non dimenticare le varie scadenze e di smistare la documentazione e il lavoro all'interno dello studio a seconda della competenza.
Scarica la versione freeware di Protocollo Facile e prova il programma
per l'archiviazione documenti in pochi click.
